Wat is Google Workspace en wat kun je ermee
Eén van de meest gestelde vragen is: Wat is Google Workspace en wat zijn de verschillen tussen Google Workspace en een Gmail account. Allereerst ga ik iets dieper in op Google Workspace en wat je hiermee kunt en daarna ga ik het hebben over de verschillen tussen een gratis Google Workspace en een betaald abonnement op Google Workspace.
Google Workspace is een verzameling van productiviteitstools die professionals en teams helpen efficiënter (samen) te werken. Google Workspace bevat tools voor communicatie, samenwerking en organisatie. Alles wat je nodig hebt als ondernemer en bedrijf. Het is geschikt voor zowel kleine als grote bedrijven.
Als je op zoek bent naar een systeem om productief te werken kies je vaak automatisch iets wat je al kent. Er zijn inmiddels best een aantal verschillende systeem waar je uit kunt kiezen. En één daarvan is Google Workspace.
Voordat je verder leest, in dit artikel gaat het voornamelijk over de betaalde versie van Google Workspace. Er is ook een gratis versie, zoals velen gebruiken in combinatie met hun gmail-account.
Wil je weten wat de verschillen zijn tussen een gratis Gmail account en een betaald Google Workspace account, lees dan mijn blog over de verschillen of bekijk hieronder mijn video waarin ik de belangrijkste verschillen uitleg.
Lees vooral verder als je meer wilt weten over wat Google Workspace is en wat je ermee kunt. En hoe het jou kan helpen om productief te zijn. Of bekijk hieronder de video.
Waarom kies je juist wel of niet voor Google Workspace
Lang niet iedereen is bekend met wat Google Workspace precies is, hoe je ermee kunt werken en wat het kost.
Zo is het ook niet altijd makkelijk om een keuze te maken voor een bepaald systeem. Waarom zou je voor Google Workspace kiezen en niet voor Apple of Microsoft bijvoorbeeld.
Waar zit het verschil
Er is wel een groot verschil tussen Google Workspace en de meeste andere systemen. Google Workspace is er vanaf de oorsprong al op ingericht om samenwerken makkelijk te maken. Het is dus gemaakt om heel efficiënt en productief te werken en vooral ook om makkelijk samen te werken.
Het mooie is dat je al die software kunt gebruiken zonder dat je iets moet installeren. Alle programma's draaien in de cloud, waardoor je ook meteen altijd en overal toegang hebt tot al jouw gegevens.
Wat is het voordeel van Workspace voor ondernemers
Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor heel veel verschillende onderdelen. Je hebt niet, zoals grote bedrijven dat wel hebben, een afdeling administratie of afdeling marketing en verkoop.
Jij moet zelf je bedrijf runnen, je administratie doen, verkopen, voorstellen maken, afspraken inplannen en beheren en nog veel meer. Je hebt dan ook een systeem nodig waar je al je activiteiten in kunt verwerken.
Google Workspace is zo'n alles-in-één oplossing waarin je alles kwijt kunt en die je nog kunt aanvullen en integreren met andere systemen die je al gebruikt.
Je hebt software ter beschikking als Gmail, documenten, spreadsheets, drive voor opslag van al je documenten en bestanden, taakbeheer, agenda, vergadertools, chatfunctie en meer.
En het mooie is dat al deze programma's met elkaar zijn verweven, aanpassingen zijn direct overal zichtbaar door deze vergaande integratie.
Je beschikt dus altijd over de actuele informatie.
Hoe werkt de integratie tussen de verschillende tools
Vanuit je agenda kun je automatisch een link voor een videogesprek invoegen met Google Meet of als je wilt, een link van een andere tool als Zoom of Teams.
Zo kun je alles integreren binnen Google Workspace en aanpassen aan je eigen werkwijze. En natuurlijk kun je ook mailen met je eigen domeinnaam, wel zo professioneel.
Kortom: Google Workspace is voor zelfstandig ondernemers een enorm krachtig hulpmiddel om een bedrijf te runnen en te laten groeien, omdat je binnen één systeem contact kunt maken en onderhouden met klanten en je al je werk en afspraken kunt organiseren.
Steeds uitgebreidere mogelijkheden door ontwikkelingen Google Workspace
Er worden regelmatig nieuwe handige functies toegevoegd aan Google Workspace.
Zo wordt het binnenkort mogelijk om rechtstreeks documenten binnen Google Documenten te laten ondertekenen. Zodra de handtekening is toegevoegd, wordt een ingevuld PDF-contract naar beide partijen gemaild.
Toegevoegde functies dit jaar
- Regelmatige nieuwsbrieven verzenden aan een grote groep mensen tegelijk
- Eenvoudige emailcampagnes opzetten en uitvoeren rechtstreeks vanuit Gmail. Hiervoor hebje professionele sjablonen beschikbaar die je makkelijk aan kunt passen aan je eigen huisstijl
- begin dit jaar heeft Google multi-send toegevoegd, waarmee je persoonlijke e-mails kunt bezorgen aan een groot aantal ontvangers met een unieke afmeldlink voor elke ontvanger
Met deze toegevoegde functies wordt het nog makkelijker om gericht te communiceren met je klant.
Je kunt meerdere e-maillijsten in Google Contacten maken voor verschillende doelgroepen.
Gmail lay outs en multi-send zijn algemeen beschikbaar in Google workspace individual.
Regelmatig updates en verbeteringen
Daarnaast zijn er regelmatig updates en verbeteringen.
Zo zijn er een aantal updates geweest met betrekking tot afsprakenplanning.
Je hebt nu bijvoorbeeld een optie om herinneringsmails voor afspraken aan te passen en je hebt een optie om gebruikers hun e-mailadres te laten verifiëren voordat ze boeken voor extra veiligheid.
Daarnaast kun je je beschikbaarheid eenvoudig bijwerken met eenmalige uitzonderingen zoals regionale feestdagen en nog een aantal wijzigingen.
Ook in Google Meet zijn er updates doorgevoerd. Zo kun je door ruisonderdrukking achtergrondafleiding verwijderen, zie je de deelnemers aan een gesprek deelnemen terwijl je presenteert of je ziet beiden met de beeld-in-beeld Chromebrowser.
Tijdens vergaderingen kun je rechtstreeks de inhoud in documenten, spreadsheets en presentaties delen en je kunt er dus ook direct in werken.
Welke tools en programma's kan ik gebruiken in Google Workspace
Google Workspace werkt eenvoudig. Meestal ook omdat we met veel van de programma's binnen google workspace al bekend zijn.
De meest bekende programma's zijn Gmail, Google Drive, Agenda, documenten en spreadsheets maar er zijn uiteraard nog veel meer programma's.
Als je een Google Account of een Gmail account hebt, dan heb je automatisch toegang tot de onderliggende tools. Welke extra opties je hebt is afhankelijk van de vorm. Hiermee bedoel ik dat er verschil is tussen een gratis en een betaald Google Account.
Ik benoem hieronder een aantal van deze tools, ook wel Google Apps genoemd.
Google Apps binnen Google Workspace
Gmail is de populaire maildienst van Google. Via Gmail kun je eenvoudig je INbox beheren, e-mails versturen en ontvangen. Daarnaast staat Gmail bekend om de slimme SPAM filters en innovatieve (tijdbesparende) features.
Als extra kun je Gmail integreren met vele tools zoals tools voor projectmanagement, uitgebreide CRM programma's en nog vele andere integraties.
Google Agenda
De Agenda van Google staat bekend om haar eenvoud. Toch heeft deze Agenda zoveel mogelijkheden waardoor het een perfecte toevoeging is aan Google Workspace. Agenda werkt naadloos samen met de ander Google Apps, maar ook met andere systemen waardoor je extra functies toevoegt. Hierdoor koppel je sneller bestanden, taken, afspraken en communicatie aan elkaar.
Google Meet
Google Meet, eerder bekend onder de naam Hangouts, is het programma van Google waarmee je kunt videobellen. Het is een alternatief voor Zoom en Microsoft Teams. Zeker als je gebruik maakt van een zakelijk Google Workspace biedt het gebruik van Meet extra voordelen zoals het automatisch transcriberen van opnames.
Google Drive
Google Drive is bij bijna iedereen wel bekend. Het is het online opslagsysteem voor al je documenten en bestanden met slimme indelingsmogelijkheden en een geweldige zoekfunctie waardoor je heel snel je bestanden kunt opslaan en terugvinden.
Google documenten
Google Documenten, vaak ook aangegeven met Google Docs, is enorm uitgebreid en is inmiddels een volwaardige oplossing voor al je Tekstbestanden.
Google docs onderscheidt zich door de vele extra opties waaronder het supergemakkelijk online samenwerken aan bestanden met vele extra functies.
Google Sheets
Google Sheets is de tegenhanger van Excel. En net als in Google Docs kun je ook in Google Sheets gemakkelijk samenwerken in hetzelfde document.
Google presentaties
Google Presentaties is de tegenhanger van Excel. Naast het gebruik voor Presentaties wordt deze tool ook veelvuldig gebruikt voor brainstormen.
Keep notities is een heel eenvoudige tool voor al je notities en wordt vaak onderschat. Deze tool is een van de krachtigste tools voor notities die er bestaat. Deze tool werkt namelijk ook naadloos samen met de overige tools en daardoor ervaar je het gemak van snelle uitwisseling en raadplegen van je notities, gespreksverslag, notulen, kortom al je snelle vastleggingen.
Google Taken
Google Taken is net als Keep notities een heel eenvoudige tool. Je kunt hiermee je eigen takenlijst maken (of meerdere). Door de sterke integratiefunctie kun je met één klik een mail omzetten naar een taak en kun je de taken laten weergeven in je agenda. Hierdoor heb je vanuit je agenda overzicht op wat je wanneer moet doen.
Google Formulieren
Google formulieren is vooral handig als je een enquête wilt houden of een vragenformulier wilt laten invullen door één of meer mensen. Je verzamelt hiermee ook emailadressen.
Je kunt krachtige, gebruiksvriendelijke formulieren maken die mensen eenvoudig kunnen invullen. De resultaten worden automatisch in Spreadsheets of Drive geladen, supermakkelijk dus.
Conclusie
Met Google Workspace heb je een alles-in-één systeem tot je beschikking waarmee jij je bedrijf kunt laten groeien.
Het is dus een prima alternatief voor Office 365.
Als je al gebruik maakt van diverse Google Apps dan zou Google Workspace wel eens de beste en rendabelste oplossing kunnen zijn. Je kunt Google Workspace gratis gebruiken (als privé persoon) of voor relatief lage maandelijkse kosten (bij een zakelijk abonnement met je eigen domeinnaam).
En het belangrijkst: je kunt met Google Workspace makkelijker en sneller werken.
Een perfecte totaaloplossing dus.