Home
Archives: Google Account

Gmail account, Google Account

Gebruik je Gmail Account als CRM

Gebruik je binnen Gmail labels om mail van klanten te beheren?

Ben jij ook iemand die binnen Gmail voor elke klant een apart label aanmaakt om alle mailwisselingen met de klant te bewaren?
En heb je dan nu inmiddels ook tig labels?
Je bent zeker niet de enige. Ik hoor het heel vaak van ondernemers. Ze beheren vaak voor elke klant met wie ze mailcontact hebben, een apart label binnen Gmail.

Op zich niets mis mee natuurlijk.
Want als je met een beperkt aantal klanten werkt, dan is dat ook best nog te doen. Je houdt dan nog vrij gemakkelijk het overzicht. Maar wat als je best veel klanten hebt? Dan is het vaak niet echt overzichtelijk om voor al je klanten een label te gebruiken binnen Gmail. Je blijft maar scrollen om bij het juiste label te komen.

Wist je dat er binnen Gmail een geweldig alternatief is om al je klanten overzichtelijk te beheren?

Je kunt Gmail oftewel je Google Account gebruiken als CRM-systeem. De verschillende productiviteitstools binnen je Google Account werken perfect met elkaar samen. Hierdoor kun je vanuit je Mail, je contacten, je notities, taken en agenda, altijd alle informatie over je klant raadplegen en wijzigen.

Binnen Gmail heb je een directe koppeling met je contacten

Door het raadplegen van een contact in Google contacten zie je in één oogopslag alle interacties met de klant. De mail, de afspraken, de notities zoals gespreksverslagen, maar ook de taken.

Wat kun je nog meer met Google Contacten

Je kunt al je contacten eenvoudig beheren met Google Contacten binnen je Google Account. Daarnaast kun je één of meerdere labels toekennen aan Contacten, zodat je ze aan de juiste producten of diensten kunt koppelen.

Zo kun je binnen Contacten ook groepen maken. Op deze manier kun je bijvoorbeeld veel contacten tegelijk mailen.

Dus door Gmail te gebruiken als CRM heb je per contact veel meer informatie direct beschikbaar dan alleen de mail en je kunt de contacten segmenteren.

En het mooie is dat het je helemaal geen extra tijd kost, je moet alleen even leren hoe je ermee kunt werken.

Dat Gmail zoveel mogelijkheden heeft is bij vele ondernemers (nog) niet bekend

Dat veel mensen dit (nog) niet gebruiken, heeft vooral te maken met het feit dat ze vaak niet weten van het bestaan van deze vergaande integraties.

Gmail heeft zoveel mogelijkheden, ze lijken soms alleen een beetje verstopt, dus je moet eigenlijk weten van het bestaan voordat je ze vindt.

Het gebruik van filters en labels zorgt voor minder ballast in je INbox

Je hebt nu een aantal Tips waarmee je zou kunnen zorgen voor een Lege Inbox. Eén daarvan is het gebruik van filters van labels. Door het gebruik van veel filters en een beperkt aantal labels zorg je voor meer overzicht in je INbox. Heb je het bericht over filters en labels gemist? Dan kun je dit bericht hier alsnog lezen.

Voor veel ondernemers blijft het soms toch nog lastig om overzicht te houden over de INbox

In de praktijk blijkt het inderdaad voor veel ondernemers lastig om hun INbox opgeruimd en overzichtelijk te houden.

Natuurlijk weet iedereen dat je met een lege INbox en de juiste opvolgacties zorgt voor overzicht en dus rust.

En toch gaat dat niet altijd zo gemakkelijk.

Zorg voor vaste routines zoals vaste momenten waarop je de mail behandelt en plan de taken in op die momenten dat je er tijd voor vrijmaakt. Voeg nog wat discipline en rond de taken die je gepland hebt af.

Lukt dat niet, plan het dan direct weer in voor een ander moment waarop je het alsnog afrond. Zo zorg je dat er geen open eindjes blijven 'hangen'.

Als jouw productiviteit wel wat beter kan

Als het niet zo makkelijk gaat als je dacht en als je wat meer structuur nodig hebt om je zaken gedaan te krijgen, download dan hieronder 5 Essentiële Tips die je meteen kunt toepassen en waarmee je direct tijd bespaart.

Gmail account, Google Account, mail beheren

BEhandelen en direct AFhandelen van Gmail

Scroll jij meerdere malen per dag doelloos door je mailbox?

Scroll jij meerdere malen per dag door je mailbox om te kijken of er nog een mail is waar je nog iets mee moet doen?
Stop daarmee! Want telkens maar weer door je mail scrollen kost je onnodig veel tijd. Dat kan echt anders.

Waarom stoppen met scrollen door je mailbox

Ik betrap mezelf er ook nog regelmatig op hoor, het is vooral op je mobiel zo gemakkelijk om toch nog even te scrollen.
Op zich is daar niets mis mee, maar het punt is dat je wel kijkt in je mailbox maar er niets mee doet. En zo voelt het al snel alsof je alleen maar met die mail bezig bent.

Terwijl je juist hiermee heel veel tijdwinst kunt halen.
Mijn eerste tip was dan ook dat je de mail behandelt op een aantal vaste momenten per dag. Heb je de video over deze eerste tip gemist, bekijk dan de video hier.

Behandelen van de mail betekent ook afhandelen

Mijn tweede Tip uit de serie van 5 Tips om effectief je mail te verwerken, is dan ook dat ALS je je mail leest, dat je dan ook DIRECT iets DOET met de mail. Dus Behandelen van de mail betekent ook direct AFhandelen van de mail
Je opent vanuit je INbox elke mail dan dus maar één keer.

Als je de Lege INbox methode gebruikt

Maak je gebruik van de Lege Inbox methode dan heb je al met één druk op de knop (sneltoets) direct na het openen de mail verdeeld over de aparte INboxen , namelijk de Inboxen met labels Opvolgen, wachten op en nog lezen.
Dus gebruik je deze lege INbox methode dan ga je nu naar het label “Opvolgen” om direct actie te gaan ondernemen.

Gebruik je de lege INbox methode nog niet, dan ga je naar je INbox om vervolgens direct al je mail AF te handelen.

Heb je niet direct tijd voor je mail open dan de mail ook niet nu

Het principe is dat je de mail behandelt en ook direct afhandelt. Heb je nu geen tijd, open je mail dan ook NIET NU.
Kies een beter moment. Plan dit moment het liefst direct in en zorg dat je minimaal 20 minuten tot een half uur beschikbaar hebt om ook echt de mail af te handelen.
Met afhandelen bedoel ik natuurlijk niet dat je alle acties die uit de mail voortkomen direct moet ondernemen, maar wel dat je zorgt dat alle mail uit je INbox verdwijnt.

Hoe zorg je dat mail uit je INbox verdwijnt en hoe creëer je overzicht

Elke keer als je een mail opent

Je Opent een mail en bepaalt DIRECT of je nog iets met die mail moet doen en wanneer.

Als je de mail direct kunt afhandelen

Kun je de mail direct afhandelen binnen 2 minuten? Doe dat dan ook direct! Deze mail komt daarna niet meer in je takenpakket terecht.

Moet je nog iets doen met de mail maar kost het je iets meer tijd?
Voeg deze mail dan direct toe aan je taken.

Met een enkele muisklik of met een sneltoets kun je deze mail aan je Taken toevoegen.
Op deze manier krijg je dus direct een heel handig overzicht van al je Taken, je eigen Todo-list.

De mail wordt als snelkoppeling toegevoegd aan een taak

Als je de mail toevoegt aan een taak, dan wordt automatisch de betreffende mail als snelkoppeling toegevoegd. Je kunt de mail dus archiveren.

Je kunt dus op het moment dat je de taak wilt afhandelen direct vanuit die taak de bijbehorende mail openen.

Belangrijk is dat je direct bij het toevoegen van de mail aan taken, ook meteen een datum en eventueel een tijd kiest waarop je die taak gaat uitvoeren.

Waarom een datum en tijdstip toevoegen aan een taak

Een voordeel van het direct toevoegen van een datum en tijdstip, is dat de taak direct zichtbaar wordt in je agenda. je kunt dus vanuit je agenda werken en hebt per dag direct overzicht op wat je die dag moet doen. Je ziet dan ook direct of de planning haalbaar is of dat je deze moet aanpassen.

Als je niet direct iets met een mail hoeft te doen

Als je niet direct iets met een mail hoeft te doen, maar je moet er op een later tijdstip iets mee doen, maak dan ook hier een taak voor aan en plan meteen de datum in de toekomst.

De mail kun je archiveren, want de snelkoppeling naar de betreffende mail wordt automatisch toegevoegd aan deze taak.

Als je nog wacht op een actie van iemand anders

Als je nog wacht op een actie van iemand anders kun je deze mail een label geven met bijvoorbeeld ‘wachten op’ en de mail archiveren. De mail verdwijnt uit de inbox en kun je vervolgens raadplegen in het label “wachten op’

Herinnering instellen als iemand voor een bepaalde datum nog niet gereageerd heeft

Als je een herinnering wilt krijgen als iemand voor een bepaalde datum nog niet heeft gereageerd, dan kun je de mail ‘snoozen’. Dit betekent dat deze mail op de datum die jij zelf aangeeft gewoon weer in je inbox belandt. Of je kunt de mail toevoegen aan je taken, zodat je deze melding in je agenda ziet staan. En je kunt hierbij ook een extra herinnering instellen.

Als je niets met een mail hoeft te doen

Als je niets meer met een mail hoeft te doen, kun je de mail direct archiveren. Maak je geen zorgen de mail verdwijnt niet maar wordt alleen maar verplaatst vanuit je INbox naar het archief en deze kun je dus altijd weer raadplegen in de map Alle mail.

Als je niets hoeft te doen maar je wilt de mail later nog lezen

Hoef je niets met de mail te doen, maar vind je de mail wel interessant en wil je deze daarom later nog een keer lezen, geeft dan deze mail een label. Bijvoorbeeld een mail ‘Nog lezen’ en archiveer daarna de mail. Je kunt de mail dan raadplegen in het mapje/label Nog lezen.

Alle overige mail die niet in één van bovenstaande categorieën valt, kun je verwijderen.

Durf je de mail niet helemaal te verwijderen, kies dan voor archiveren. De mail verdwijnt niet en kun je altijd weer raadplegen.

Heb je veel taken of werk je met meerdere mensen samen

Heb je veel taken, dan is een projectmanagement tool aan te raden. Er zijn veel goede tools en de meeste kun je integreren binnen je Gmail omgeving of binnen een andere email client. Je koppelt de taken dan naar keuze aan Google Taken of aan de projectmanagement tool.
Of je de taken nu inplant via Google Taken of bijvoorbeeld Asana, de taak met datum verschijnt gewoon in Google Agenda.

Als je Email beheren voelt als een dagtaak

Gmail account, Google Account

Is het beheren van e-mail voor jou een dagtaak?

Voelt het beheren van je email als een dagtaak en zie jij je mail als een blok aan je been?
Dan heb ik een aantal Tips voor je die jou kunnen helpen om het anders aan te pakken.

Is e-mail voor jou een tijdslurpende dagtaak, dan zijn deze tips voor jou.

Behandel je email op een aantal vaste momenten per dag

De eerste tip om effectief je email te beheren is om je mail op een aantal vaste momenten per dag. Deze momenten plan je in en je houdt je er ook aan.

Je kiest dus 2 of 3 momenten verdeeld over de dag om aan de slag te gaan met je mail en legt dit vast in je planning, je agenda.

Het is natuurlijk wel afhankelijk van je werkzaamheden of je kunt volstaan met 3 x per dag de mail te lezen.

Fungeer je als een soort helpdesk waarbij je altijd paraat moet staan, dan werkt het natuurlijk iets anders. Kies daarom zelf wat het beste bij jouw werkzaamheden past.

Lege Inbox Methode

In een andere video heb ik laten zien hoe je er eenvoudig voor kunt zorgen dat je Inbox vrijwel leeg is en blijft.
Dit hebben we gedaan door Meerdere Inboxen in te stellen, namelijk 3 aparte Inboxen met de labels “Opvolgen”, “Wachten op” en “Nog lezen”.

De 3 labels als basis voor het effectief beheren van je mail

Deze 3 labels vormen de basis voor het snel leegmaken van je Inbox door direct de mail in de juiste labels te plaatsen.
Op deze manier heb je ook meteen overzicht op de mail waarbij je nog actie moet ondernemen. Deze mail vind je in de Inbox “Opvolgen”.

Wil je exact weten hoe je deze 3 Inboxen instelt en hoe je dit kunt gebruiken, bekijk dan onderstaande Video “Zo zorg je voor een lege Inbox“.

Als je denkt dat je wel wat productiever zou kunnen zijn, download dan hieronder de blauwdruk voor productiviteit. Naast de blauwdruk ontvang je ook per mail de video met de uitleg over de verschillende onderdelen van het productiviteit systeem

slim inloggen in Gmail met een chromeprofiel

Gmail account, Google Account

Hoe kun je inloggen op je Gmail account

Als je wilt Inloggen op je Gmail account dan zijn daar verschillende mogelijkheden voor. Heb je één Gmail account dan is dat vrij eenvoudig. Meestal log je dan in op de inlogpagina van Google.

Als je meerdere Gmail accounts hebt, kun je ook via de inlogpagina van Google inloggen. Maar er is een betere manier om in te loggen als je gebruik maakt van verschillende Gmail accounts, bijvoorbeeld een privé account en een werkaccount.

Het grote voordeel is dat je de verschillende Gmail accounts beter van elkaar kunt onderscheiden EN dat je niet telkens hoeft uit te loggen en opnieuw in te loggen. Beide methodes licht ik hieronder verder toe.

In de video laat ik je zien hoe je een Chrome profiel kunt instellen.

klik om af te spelen

Inloggen via de inlogpagina van Gmail

De meest bekende manier om in te loggen op je Gmail account is inloggen via de inlogpagina van Gmail, namelijk mail.google.com.

Als je gebruikmaakt van één gmail account, dan werkt dat helemaal prima met deze inlogpagina.

Het werkt als volgt:

Ga op je computer naar gmail.com.
Geef het e-mailadres van je Google-account of je telefoonnummer en je wachtwoord op. Als er al informatie staat ingevuld en je wilt inloggen bij een ander account, klik je op Een ander account gebruiken.
klik op inloggen en je bent ingelogd.

Inloggen op meerdere Gmail accounts

Als je meerdere Gmail accounts (van jezelf) hebt en niet telkens wilt uitloggen en opnieuw inloggen bij een ander account, dan werkt dat ook nog steeds via de inlogpagina van Google.

Als je de mail EN de werkruimte van je werk en privé gescheiden wilt houden

Wat nu als je meerdere Gmail accounts hebt, zowel voor privé als voor je werk. Meestal wil je privé en zakelijk niet teveel door elkaar laten lopen.

Natuurlijk kun je een aparte Inbox aanmaken voor elk Gmail account. Hiermee kun je de mailboxen en dus de mail van elkaar onderscheiden.

Als je online werkzaamheden verricht en werkt binnen Google Chrome, kun je makkelijk schakelen naar je Documenten, je taken, notities en andere productiviteitstools.

Maar als je ingelogd bent met meerdere Gmail accounts kan het soms wel verwarrend zijn. Als je schakelt naar Documenten heb je bijvoorbeeld kans dat Google moet gokken van welk account jij de documenten wilt raadplegen of bewerken. Dit kun je voorkomen door binnen het juiste Chrome profiel je documenten op te vragen. Dat is helemaal niet lastig en ingewikkeld, al klinkt dat misschien wel zo. Het maakt het juist gemakkelijker.

Door een Chrome profiel te gebruiken zorg je ervoor dat je de verschillende accounts EN de bijbehorende productiviteitstools makkelijker van elkaar gescheiden kunt houden, aan de tabbladen kunt zien onder welk account je zit te werken en toch eenvoudig kunt switchen tussen de accounts zonder opnieuw te moeten inloggen.

Hoe maak je een Chrome profiel aan

Profielen in Google Chrome toevoegen
Om Gmail accounts duidelijk van elkaar te kunnen onderscheiden maak je eenvoudig een chrome profiel aan.

Maak een apart chrome profiel aan voor elk Gmail account die je apart wilt beheren. Bijvoorbeeld een privé en een werkaccount.

Met chrome profielen kun je heel gemakkelijk de verschillende Gmail accounts van elkaar gescheiden houden en toch met een klik schakelen naar een ander profiel en weer terug. Zonder dat je moet uitloggen en weer inloggen.

Je kunt één of meer van je profielen, naast een avatar, ook een kleur geven zodat je nog makkelijker je accounts kunt herkennen.
Zelf gebruik ik het nu ook.

Wil je zien hoe je een chrome profiel in kunt stellen, bekijk dan de video die bovenaan in dit blog is opgenomen.

Hoe je slim online kunt werken en tijd besparen

AppsForWork, Google Account, Thuiskantoor

Slim online werken en tijd besparen

De vraag is allang niet meer óf je online kunt werken, maar meer hóe je online slim kunt werken

Om slim online te kunnen werken richt je je thuiskantoor in met één goed systeem. Door één goed systeem te kiezen als basis bespaar je jezelf direct tijd door een duidelijke structuur, het overzicht en het gemak. Je hoeft niet meer telkens te switchen tussen systemen of verschillende accounts.

Efficiënt werken om tijd te besparen

Je wilt graag efficiënt werken, zodat je je kostbare tijd aan de dingen kunt besteden die jou meer omzet of tijd opleveren. En daarnaast is het fijn als je ook nog tijd overhoudt voor andere dingen die belangrijk voor je zijn.

Ja toch?

Een duidelijke structuur, één goed systeem als basis

Als je geen duidelijke structuur hebt betekent dat vaak dat je regelmatig doelloos zit te scrollen door je mail, je bestanden en taken. Op zoek naar wat je nu als eerste moet doen of waar je een document hebt opgeslagen of je vraagt je af of je alle mail wel hebt beantwoord.

Herken je dat?

Wat is een goede basis voor een thuiskantoor

Het is belangrijk om een goed systeem te hebben als basis voor je thuiskantoor. Een goede structuur zorgt voor rust, je weet waar je wat kunt vinden en hoeft niet eindeloos te zoeken. Door online slim te werken kun je jezelf dus heel veel tijd besparen.

Zelf werk ik al een aantal jaren als zelfstandige vanuit huis. En vooral in het begin was het erg zoeken naar tools en systemen om mee (samen) te werken.

Want wat werkt nu handig en met welke systemen kun je nu efficiënt werken.

Uiteraard zijn ook de kosten niet onbelangrijk, vooral als je net start als ondernemer of met het werken vanuit huis. Je hebt eigenlijk geen idee met welke programma´s je moet beginnen.

Inmiddels heb ik van alles geprobeerd en ontdekte ik dat je met veel verschillende systemen kunt werken.

Het nadeel van werken met verschillende systemen

Zoals te verwachten, ontdekte ik dat niet alle systemen handig met elkaar communiceren. Dat je daardoor dus regelmatig moet switchen tussen verschillende programma´s en systemen. Dat betekent ook vaak moeten zoeken naar hoe je iets moet doen of waar je een document deze keer hebt opgeslagen.

Je mist dan dus een duidelijk en overzichtelijk systeem. Dat is niet handig.

Telkens moeten switchen tussen de verschillende systemen kost je erg veel tijd en, voor mij dan, ook frustratie.

Dat is dan ook de reden geweest dat ik op zoek ben gegaan naar één compleet systeem.

Eén systeem waarbij je alle belangrijke tools die je nodig hebt om efficiënt (samen) te werken, kunt samenvoegen tot één geheel. De basis van je thuiskantoor, waarmee je online slim kunt werken en dus veel tijd kunt besparen.

Eén compleet systeem als basis voor je (thuis)kantoor

Het goede nieuws is dat ik zo'n systeem heb gevonden! Dat systeem is De Basis geworden van alles wat ik doe binnen mijn (thuis)kantoor. Door dit systeem heb ik altijd en overal online (en als ik wil ook offline) toegang tot alle onderdelen. Alles is te benaderen vanaf elk apparaat.

Je hoeft niets extra´s investeren in hardware of software, je programma´s zijn altijd up-to-date en je hebt automatisch toegang tot oneindig veel slimme functionaliteiten/tools die het (samen)werken nog gemakkelijker maken.

Omdat je alle programma´s onderling met elkaar kunt integreren werken ze perfect samen, waardoor je heel efficiënt en effectief kunt werken.

Hoe werkt online samenwerken in de praktijk

Snelheid, eenvoud, tijd en gemak, dat levert het me op. En o ja, rust. Omdat ik weet dat ik overzicht heb en dus ook controle over mijn planning. Ik spreek regelmatig ondernemers die moeite hebben met bijvoorbeeld het efficiënt beheren en delen van agenda's, mail en documenten. Maar ook het overzicht houden over de verschillende werkzaamheden kan best lastig zijn.

Nu veel meer mensen vanuit huis werken, wordt ook het op afstand samenwerken met anderen belangrijker.

Met dit complete systeem als basis is dat geen enkel probleem meer. Je moet alleen even weten WAT je nodig hebt en HOE je het inricht.

En wat vaak wordt onderschat, HOE je de systemen SLIM kunt gebruiken, zodat je er het meeste gemak van hebt. En dat is nu net wat bij veel mensen ontbreekt, de kennis van de toepassingsmogelijkheden van de diverse onderdelen van dit systeem.

Er is vaak veel meer voordeel en gemak te behalen met dit systeem dan mensen weten en ontdekken. Heel veel slimme toepassingen zijn wat verstopt, waardoor mensen deze slimmigheden vaak ook niet gebruiken. En dat is jammer.

Als je online je zaken goed wilt regelen, kies dan één systeem als basis

Als je je zaken online goed wilt inrichten, heb je dus een eenvoudige en duidelijke structuur nodig.

Het zal je niet verbazen dat dit vaak begint met het maken van duidelijke keuzes. Dus niet allerlei verschillende systemen door elkaar gebruiken bijvoorbeeld.

Wil jij meer grip houden op je tijd en slim online werken?

Door de vele mogelijkheden die er zijn is de kans aanwezig dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Daarom is het slim om bij de basis te beginnen, de basis van een compleet systeem.

Wie jij meer grip krijgen op je tijd en slimmer online werken? En alles vanuit één systeem? Begin dan met het slim en effectief beheren van je mail.

Als je ondernemer bent en een zakelijk email-account hebt of wilt

Als ondernemer is het vrijwel altijd aan te raden om een zakelijk e-mailadres te gebruiken, dat wil zeggen een e-mailadres met je eigen domeinnaam. Het staat zoveel professioneler. En dat is wat je als ondernemer toch ook wilt. Daarnaast biedt een zakelijk account ook meer mogelijkheden.

Google Account

Wat is een Google Account

Wat is een Google Account en wat kun je er allemaal mee

Een Google Account wordt ook vaak een GMail Account genoemd, ook al is dat niet helemaal juist. De naam Gmail-account is wel veel bekender en meestal wordt daarmee dan ook de maildienst van Google bedoeld.

Wat is het verschil tussen een Google Account en Gmail

Het verschil is dat je met een Google Account toegang hebt tot vele productiviteitstools zoals Google Agenda, Google Keep, Google Drive en YouTube. En dus ook Gmail.

Gmail is de gratis maildienst van Google, deze is bij bijna iedereen wel bekend.

Een Google Account is meer dan alleen een maildienst

Een Google Account is dus inderdaad veel meer dan alleen een e-maildienst. Zo kun je gratis gebruik maken van heel veel handige productiviteitstools van Google, ook wel genoemd “Google Apps”. waar Gmail, de gratis maildienst van Google, dus een voorbeeld van is.

Heb je een ander e-mailadres die je vaak gebruikt, bijvoorbeeld outlook.com, dan kun je ook gebruikmaken van de dienst van Google Account.

Je opent dan een nieuw Google account en kunt dan heel eenvoudig het emailadres of meerdere emailadressen koppelen aan dat nieuwe Google Account.

Wat is het voordeel van een Google Account

Altijd en overal toegang

Allereerst is het een voordeel dat een Google Account een Clouddienst is. Dit betekent dat je altijd en overal toegang hebt tot al jouw gegevens, zolang je maar een internetverbinding hebt (hoewel je ook offline kunt werken als je dat vooraf instelt, daarover later meer).

Automatisch een back-up van al je bestanden

Een ander voordeel is dat je nooit je bestanden kwijtraakt, omdat er altijd automatisch een back-up wordt gemaakt van je bestanden.

Samenwerken wordt je heel gemakkelijk gemaakt

Google apps zijn ervoor gemaakt om het online samenwerken gemakkelijk te maken en dat merk je aan alles. De verschillende productiviteitsapp zijn volledig met elkaar geïntegreerd en je kunt ze overal raadplegen. En of je nu inlogt via je laptop, je pc of smartphone, de gegevens worden automatisch gesynchroniseerd. Jij en je team hebben zo dus altijd direct toegang tot de meest actuele versie van al je bestanden. Je kiest zelf wie toegang heeft tot jouw bestanden, je mail, je taken en notities. Je kunt op deze manier heel gemakkelijk mail, taken of notities toewijzen aan iemand anders en ook de status volgen. Dat is wat samenwerken heel gemakkelijk maakt, zonder dat je telkens heen en weer moet mailen.

Een Google Account zakelijk gebruiken

Google Workspace

Wil je gebruiken van een Google Account, maar wil je bijvoorbeeld mailen met je eigen domeinnaam, dan kun je gebruikmaken van een zakelijk Google Account. Dit is niet gratis, maar voor een relatief klein bedrijf heb je dan ook de hosting direct geregeld.

Je kunt daarna gebruikmaken van de voordelen die Google Workspace voor zakelijk gebruik biedt. Meer weten over Google Account zakelijk gebruiken, lees dan het blog over Google Workspace.

Wat zijn Google apps

Er zijn enorm veel productiviteitsapps van Google (Google Apps) die je gratis kunt gebruiken en die je heel veel tijd kunnen besparen. Hieronder noem ik de meest belangrijke productiviteitsapps waar veel ondernemers gebruik van maken, maar er zijn er veel meer dan hieronder genoemd.

Gmail

Bijna iedereen heeft wel één of meerdere Gmail accounts. Veel mensen gebruiken het voor hun e-mail of YouTube. En vaak ook nog de Google Agenda. Verder hebben ze eigenlijk geen idee van de mogelijkheden.

Vaak ontdekken mensen pas de vele mogelijkheden als ze zich er wat verder in verdiepen en zich er bewust van worden wat voor gemak het kan zijn om meerdere productiviteitstools te gebruiken. Ook het online samenwerken met anderen wordt hierdoor zoveel gemakkelijker.

Maar…. als je eenmaal ontdekt welke mogelijkheden er zijn, dan gaat er een wereld aan digitaal gemak open. Ik ben zelf één van deze ontdekkingsreizigers ;-).

Meer weten over wat je allemaal kunt met een Gmail Account? Lees dan ook mijn blog Wat kun je met een Gmail Account en ontdek hoe je Gmail kunt gebruiken.

Google Agenda

Google Agenda is een hele slimme online agenda, die je heel gemakkelijk kunt gebruiken. Eigenlijk iedereen kent de Google Agenda wel. Je kunt heel gemakkelijk extra agenda’s toevoegen die je kunt delen met anderen. Ook kun je heel handig een afspraak inplannen met meerdere mensen.

Gebruik je Google Agenda Zakelijk, dan kun je zelfs in één opslag zien wie wanneer aanwezig is, beschikbaar is en ook waar iemand dan is. Binnen een team biedt Google Agenda dus nog veel extra gemak.

Naast gebruik als Agenda, kun je deze app ook gebruiken als Planningstool. Dat doe ik zelf ook. Natuurlijk heb ik ook mijn ToDo lijst maar net als de meeste mensen, is deze nooit afgewerkt.

Om te zorgen dat je doet wat je moet doen, kun je dus beter de taken direct op de juiste dag en datum inplannen, zodat je overzicht hebt op wat je wanneer moet doen. En het mooie is dat je vanuit je agenda al je taken die je hebt afgewerkt ook direct bijwerkt op je takenlijst. En zo wordt die takenlijst ook daadwerkelijk afgewerkt.

Google Contacten

De werking van Contacten in combinatie met Google Keep is magisch. Je kunt, als je de diverse productiviteitsapps goed leert gebruiken, enorm veel voordelen hebben van de integraties met de diverse tools. Je kunt Google contacten gebruiken als CRM. In één oogopslag zie je alle contactmomenten, afspraken, notities, gespreksverslagen en taken, allemaal bij elkaar in één overzicht.

Heb je meer nodig, bijvoorbeeld als je trajecten van offerte naar sales goed in beeld wilt brengen, dan kun je een gratis CRM tool toevoegen aan je Gmail. Dit is dan niet direct een Google tool, maar integreert wel volledig met de productiviteitsapps van Google.

Op deze manier kun je dus heel gemakkelijk je eigen CRM-systeem inrichten.

Google Keep

Google Keep is een geweldige app voor al je notities. Binnen Google Keep zitten zoveel verborgen functies die veel mensen nog niet ontdekt hebben. Zo kun je met Keep tekst van foto’s afhalen, kun je heel snel notities maken, labelen en delen. Ook kun je heel gemakkelijk notities aan je mail, agenda en taken koppelen (denk hierbij aan gespreksverslagen, notulen van vergadering etc.). Het instellen van een herinnering bij een notities is ook een hele handige functie, die je op meerdere manieren kunt gebruiken.

Daarnaast heeft Google keep een magische koppeling met Google Contacten (CRM), Google Drive en de andere Google apps.

Google Taken

Google Taken oftewel Google Tasks is een hele handige, makkelijk te gebruiken app. Je kunt heel snel nieuwe taken toevoegen en inplannen in je agenda (met datum en tijd) en delen met anderen. En natuurlijk kun je ook de taken eenvoudig wijzigen en afwerken.

Ook bij Taken zie je weer de voordelen van de integratie met de andere productiviteitstools zoals GMail, Agenda en Contacten.

En gebruik je ook al een projectplanningstool zoals bijvoorbeeld Asana of Trello? Ook dan kun je Google Taken ernaast gebruiken omdat geen enkele andere tool voor taken makkelijk en sneller werkt dan Google Taken. Ook of vooral vanaf je smartphone.

Google Drive

Google Drive is de gratis opslagdienst van Google voor al je bestanden en documenten.

Google Foto’s

Google Foto’s is wat mij betreft de meest complete tool voor het opslaan en beheren van al je foto’s. Het is mijn favoriete tool.

In een ander blog zal ik hier uitgebreid aandacht aan besteden.

Google Meet

Een handige online vergadertool. Dat is Google Meet. Het is vanuit je Gmail en Google Agenda direct te raadplegen.

Als je gebruikmaakt van Google Workspace zakelijk, dan heb je alle extra opties van Google Meet tot je beschikking.

Google Maps

Google Maps is zo bekend, dat deze app weinig toelichting nodig heeft. Dat je Maps is geïntegreerd binnen de Google Apps is natuurlijk superhandig. Zo kun je vanuit de Agenda direct Maps raadplegen en meteen ook alle informatie zien van een bepaald adres, inclusief afbeeldingen en openingstijden. Dit is natuurlijk erg handig als je een afspraak plant en dan direct ziet wat de openingstijden zijn en hoever het is.

Meer weten over het gebruik van Gmail en de werking met Google Apps

Page 1 of 8

First

Last

Gebruik je Gmail Account als CRM

Gebruik je binnen Gmail labels om mail van klanten te beheren?

Wist je dat er binnen Gmail een geweldig alternatief is om al je klanten overzichtelijk te beheren?

Binnen Gmail heb je een directe koppeling met je contacten

Wat kun je nog meer met Google Contacten

Dat Gmail zoveel mogelijkheden heeft is bij vele ondernemers (nog) niet bekend

Het gebruik van filters en labels zorgt voor minder ballast in je INbox

Voor veel ondernemers blijft het soms toch nog lastig om overzicht te houden over de INbox

Als jouw productiviteit wel wat beter kan

BEhandelen en direct AFhandelen van Gmail

Scroll jij meerdere malen per dag doelloos door je mailbox?

Waarom stoppen met scrollen door je mailbox

Behandelen van de mail betekent ook afhandelen

Als je de Lege INbox methode gebruikt

Heb je niet direct tijd voor je mail open dan de mail ook niet nu

Hoe zorg je dat mail uit je INbox verdwijnt en hoe creëer je overzicht

Elke keer als je een mail opent

Als je de mail direct kunt afhandelen

De mail wordt als snelkoppeling toegevoegd aan een taak

Waarom een datum en tijdstip toevoegen aan een taak

Als je niet direct iets met een mail hoeft te doen

Als je nog wacht op een actie van iemand anders

Herinnering instellen als iemand voor een bepaalde datum nog niet gereageerd heeft

Als je niets met een mail hoeft te doen

Als je niets hoeft te doen maar je wilt de mail later nog lezen

Heb je veel taken of werk je met meerdere mensen samen

Is het beheren van e-mail voor jou een dagtaak?

Voelt het beheren van je email als een dagtaak en zie jij je mail als een blok aan je been? Dan heb ik een aantal Tips voor je die jou kunnen helpen om het anders aan te pakken.

Behandel je email op een aantal vaste momenten per dag

Lege Inbox Methode

De 3 labels als basis voor het effectief beheren van je mail

Hoe kun je inloggen op je Gmail account

Inloggen via de inlogpagina van Gmail

Inloggen op meerdere Gmail accounts

Als je de mail EN de werkruimte van je werk en privé gescheiden wilt houden

Hoe maak je een Chrome profiel aan

Slim online werken en tijd besparen

De vraag is allang niet meer óf je online kunt werken, maar meer hóe je online slim kunt werken

Efficiënt werken om tijd te besparen

Een duidelijke structuur, één goed systeem als basis

Wat is een goede basis voor een thuiskantoor

Het nadeel van werken met verschillende systemen

Eén compleet systeem als basis voor je (thuis)kantoor

Hoe werkt online samenwerken in de praktijk

Als je online je zaken goed wilt regelen, kies dan één systeem als basis

Wil jij meer grip houden op je tijd en slim online werken?

Als je ondernemer bent en een zakelijk email-account hebt of wilt

Wat is een Google Account

Wat is een Google Account en wat kun je er allemaal mee

Wat is het verschil tussen een Google Account en Gmail

Een Google Account is meer dan alleen een maildienst

Wat is het voordeel van een Google Account

Altijd en overal toegang

Automatisch een back-up van al je bestanden

Samenwerken wordt je heel gemakkelijk gemaakt

Een Google Account zakelijk gebruiken

Google Workspace

Wat zijn Google apps

Gmail

Google Agenda

Google Contacten

Google Keep

Google Taken

Google Drive

Google Foto’s

Google Meet

Google Maps

Meer weten over het gebruik van Gmail en de werking met Google Apps

Voelt het beheren van je email als een dagtaak en zie jij je mail als een blok aan je been?
Dan heb ik een aantal Tips voor je die jou kunnen helpen om het anders aan te pakken.