Je zit midden in je werk en er komt een klein klusje tussendoor. Een factuur die nog weg moet. Een afspraak die verzet moet worden. Een klant die de link naar het werkboek nog niet heeft.

Je weet dat iemand anders dit prima kan doen, bijvoorbeeld je VA, een collega of de freelancer die een paar uur per week voor je werkt. Toch denk je: laat maar, dat doe ik zelf wel even. Dat is sneller.

Voor dit ene moment heb je misschien wel gelijk. Tegen de tijd dat je het hebt uitgelegd, had je het zelf ook kunnen doen.

De meeste ondernemers herkennen dit wel en ook dat dit de hele week door wel gebeurt.

Ik doe het sneller zelf

Weet je wat het is? Het blijft vaak niet bij dat ene klusje. Op maandag verstuur je zelf even een factuur. Op dinsdag verzet je zelf nog snel even twee afspraken. En op woensdag zet je een nieuwe klant in je systeem en stuur je de welkomstmail. Elke keer een kleine handeling tussendoor die gewoon even moet gebeuren.

Op vrijdag kijk je terug op je week en zie je dat je toch weer van alles zelf hebt gedaan wat iemand anders had kunnen doen. Je overweegt of je een hulp gaat zoeken of je hebt er al eentje. En in dat laatste geval voelt het dus nog steeds alsof alles via jou loopt.

Heb je al een assistent, dan betaal je dus voor extra handen, maar je houdt de volle last bij jezelf. Het werk voor je eigen plannen schuift hierdoor weer door naar de avond, naar het weekend of naar volgende week.

Waarom delegeren zo lastig is

Over delegeren lees je vaak dat het om controle gaat of om vertrouwen. En dat speelt soms ook mee. Bij veel coaches en trainers zit het ook van in de praktische uitvoering.

Kijk eens naar wat er gebeurt als je een klusje wilt overdragen. Je moet uitleggen waar het bestand staat, welke tekst je meestal gebruikt, wat je doet als een klant net iets anders vraagt dan normaal.

Het gaat van om die uitleg en die zit vaak alleen in jouw hoofd en nergens anders.

Dus elke keer als je iets wilt overdragen, begin je van voren af aan. Je moet het eerst bedenken, dan vertellen of opschrijven en daarna krijg je er alsnog heel veel vragen over. Dan is zelf doen inderdaad sneller.

Maar dat gaat alleen maar op zolang die uitleg die nodig is, in je hoofd blijft zitten.

Wat zelf doen je kost bij terugkerend werk

Bij iets wat je één keer doet, maakt het niet zo heel veel uit als je een korte handeling even snel zelf doet. Maar bij werk dat elke week terugkomt, ligt dat anders.

Stel dat een taak jou elke week 20 minuten kost. Het uitleggen kost je één keer een uur inclusief een paar vragen die je daarover beantwoordt. Na drie weken heb je dat uur allang weer terug. Over een heel jaar scheelt het je ruim 16 uur.

Die 20 minuten zijn in de praktijk meestal nog meer dan die 20 minuten.  Bij een taak die je even tussendoor doet, verlies je ook tijd aan het schakelen tussen verschillende taken. Je haalt jezelf uit je werk, doet het klusje en het duurt vaak even voordat je weer verder kunt met waarmee je bezig was.

Het lastige is dat je die 16 uur nergens ziet staan. Je mist geen groot blok in je agenda. Het zijn twintig minuten hier en een kwartier daar. In de blog over tijdvreters lees je meer over hoe zulke kleine dingen ongemerkt je week vullen.

Welke taken kun je uitbesteden?

Als je nadenkt over taken die je kunt uitbesteden, gaat het vaak meteen over de grote dingen. Je hele administratie, je social media of al je klantcontact. Dat voelt dan gelijk als een flinke stap en dus schuif je het voor je uit.

Kijk daarom liever naar de taken die je het vaakst nog even zelf doet. En dat zijn meestal de kleine dingen die steeds terugkomen.

Deze taken gaan elke keer ongeveer op dezelfde manier. Daardoor hoef je de uitleg maar één keer goed vast te leggen. Daarna kan iemand anders ermee verder, ook als jij er niet bovenop zit.

Taken overdragen aan een VA

Misschien sta je op het punt om een VA of rechterhand te zoeken. Dan is dit precies het moment om naar de uitleg in je hoofd te kijken.

Een goede VA kan veel. Maar ook een ervaren VA begint bij jou op dag één. Ze weet nog niet waar jouw bestanden staan, hoe jij je klanten aanspreekt of wat jij doet als een betaling uitblijft.

Zit dat allemaal nog in jouw hoofd, dan komen de vragen bij jou terecht. Je legt het een keer uit. De week erna nog een keer. Na een paar weken gebeurt wat je juist wilde voorkomen: je doet het toch weer zelf, omdat dat sneller is.

Heb je de uitleg al vastgelegd, dan kan je VA veel sneller zelfstandig aan de slag. Je hoeft niet alles opnieuw te vertellen. Je wijst naar de uitleg. Zo wordt werk uit handen geven iets wat je één keer goed regelt, in plaats van iets wat je elke week opnieuw moet doen.

Loslaten als ondernemer begint klein

Loslaten klinkt als heel groot. Maar bij terugkerend werk is het vaak juist heel praktisch. Je begint met één taak die je één keer goed uitlegt.

Daarmee verandert niet meteen je hele week, maar je ziet dan wel meteen hoe vaak die ene taak eigenlijk voorbij kwam. En je ziet daardoor waarschijnlijk ook welke taak de volgende is die je kunt uitleggen.

Een kleine stap voor deze week: let op het moment dat je denkt "dat doe ik nog even zelf". Schrijf op welke taak het was. Aan het eind van de week heb je een kort lijstje van taken die je steeds zelf blijft doen.

De taak die het vaakst op voorbijkomt en dus op dat lijstje staat, is je startpunt.

Zo hoeft die taak niet meer altijd via jou. Je VA of collega kan zelf verder waardoor jiij overdag de ruimte krijgt voor je eigen plannen terwijl het werk gewoon doorloopt, ook als jij er niet bovenop zit.

Download het gratis uitlegsjabloon

Met het uitlegsjabloon leg je één terugkerende taak zo vast dat iemand anders hem kan oppakken zonder dat jij erbij hoeft te zijn. Je gebruikt het voor je VA, je collega of voor jezelf, voor als je zelf over een paar maanden niet meer weet hoe het ook alweer ging.