Het is vrijdagmiddag. Je kijkt terug op je week en die zat vol. Je hebt klanten gesproken, mails beantwoord, je team geholpen en tussendoor nog een paar dingen geregeld.
Toch staat het lijstje met plannen van maandag er nog precies zo. De nieuwe workshop, de update van je website, dat ene gesprek over hoe je het volgend jaar anders wilt doen.
Je weet dat je hard hebt gewerkt. Alleen kun je niet goed aanwijzen waar je al die uren aan hebt besteed.
Misschien herken je dat.
Waar besteed je je tijd aan als ondernemer
Vraag een ondernemer waar zijn tijd heen gaat en je hoort meestal de grote dingen. Klantgesprekken, trajecten, een lancering, de boekhouding aan het eind van het kwartaal.
Die grote taken staan in je agenda. Je ziet ze aankomen en je weet ongeveer hoeveel tijd ze kosten.
Een groot deel van je week staat nergens. Het zit tussen de afspraken in. Een appje beantwoorden, iets opzoeken, even meekijken. Omdat het zo klein is, telt het in je hoofd vaak niet mee.
Wat zijn tijdvreters
Een tijdvreter is een taak die meer tijd en aandacht kost dan nodig is. Vaak gaat het om werk dat steeds terugkomt en elke keer weer net zo lang duurt.
Een lange taak hoeft niet altijd een tijdvreter te zijn. Twee uur geconcentreerd werken aan een klantvoorstel kan prima werken. Vijf minuten zoeken naar het juiste bestand, drie keer per week, onderbreekt je juist steeds opnieuw. En je bent je daar niet altijd van bewust.
Daarom vallen tijdvreters zo weinig op. Je ziet ze pas als je ze bij elkaar optelt.
Voorbeelden van tijdvreters
Misschien herken je een van deze momenten.
Je zoekt iets terug: het tarievenoverzicht, de laatste versie van de offerte, wat je vorige maand met een klant hebt afgesproken. Je weet dat het ergens staat.
Hetzelfde leg je steeds opnieuw uit: hoe je een nieuwe klant inplant, waar de standaardmail staat, wat je team zegt tegen iemand die een afspraak wil verzetten. Je hebt het al eens uitgelegd, maar het staat nergens.
Je schrijft dezelfde tekst opnieuw: de mail na een kennismaking, de uitleg bij je factuur, het berichtje met de praktische informatie voor een workshop. Elke keer begin je bij een lege mail.
Toch nog weer even meekijken: een tekst van je VA, een planning van een collega. Het is meestal goed, maar je wilt het toch even zien.
Het zijn kleine dingen. Per keer kosten ze een paar minuten, maar omdat ze elke week terugkomen, vormen ze samen een groot deel van je dag.
Tijd tekort als ondernemer zit vaak in het kleine werk
Reken maar eens mee. Een taak van tien minuten die je drie keer per week uitvoert, kost je een half uur per week. Over een jaar is dat 26 uur. Meer dan drie volle werkdagen, aan één klein ding.
En dan heb je het maar over één ding. En je voelt 'm, daar blijft het niet bij.
Los van dat er meer van dat soort dingen zijn, komt er nog bij dat dit soort werk je onderbreekt. Je werkt eindelijk even aan die nieuwe workshop en dan komt er een vraag binnen. Je beantwoordt hem en daarna moet je weer terugvinden waar je ook alweer was gebleven. Die tijd zie je nergens terug, maar je merkt hem wel aan het eind van de dag. Je hebt niet zoveel gedaan als wat je had verwacht.
Het werk dat je bedrijf verder moet brengen, schuift zo steeds een stukje op. Tot 's avonds, met je laptop aan de keukentafel. Of naar volgende week.
Terugkerende taken komen vaak bij jou terecht
Werk je met een klein team, een VA of een paar freelancers, dan zou je verwachten dat dit werk minder wordt. Maar meestal gebeurt het omgekeerde.
Veel informatie zit nog in jouw hoofd. Hoe iets gaat, waar iets staat, wat je in een bepaalde situatie zou doen. Zolang dat zo is, komt de vraag bij jou terug. Ieder nieuw teamlid en iedere nieuwe klant levert dan vooral extra vragen voor jou op.
In de blog Waarom je team dezelfde vragen blijft stellen lees je hoe dat ontstaat.
Je betaalt voor extra handen, maar het uitleggen, zoeken en meekijken blijft bij jou liggen.
Tijd besparen als ondernemer begint bij zien waar het weglekt
De eerste reactie is vaak: dan moet ik strakker plannen. Of een nieuwe tool zoeken. Of alles eens goed automatiseren.
Dat helpt weinig zolang je niet weet welke taken het zijn. Je automatiseert dan misschien iets dat weinig tijd kost, terwijl de echte tijdvreter gewoon blijft. In Waarom ChatGPT je nog steeds nauwelijks tijd bespaart lees je hoe dat bij AI net zo werkt.
Je begint dus bij zien. Welk werk komt bij jou steeds terug?
Er is één ding dat je deze week al kunt doen. Let een week lang op welke uitleg je vaker dan één keer geeft. Aan je team, aan een klant of aan jezelf, omdat je vergeten was hoe het ook alweer zat. Schrijf die vraag op.
Die ene vraag is je startpunt.
Wat het je oplevert als terugkerend werk minder bij jou ligt
Stel dat die vraag volgende week weer langskomt en nij hebt het vastgelegd. Je stuurt een link en je gaat verder met waar je mee bezig was. Je collega of VA kan zelf verder en jij hoeft niet terug te zoeken hoe het ook alweer zat.
Eén uitleg lost je week nog niet op. Wel merk je meteen hoe vaak die ene vraag eigenlijk vaak voorbijkomt. Daarna zie je waarschijnlijk nog wel een paar andere.
Zo gaat je vrijdagmiddag er meteen anders uitzien. Je kunt aanwijzen waar je tijd in is gaan zitten. Het werk voor je eigen plannen krijgt weer een plek overdag, in plaats van aan de keukentafel. En je team hoeft minder vaak op jou te wachten.
Download het gratis uitlegsjabloon
Met het uitlegsjabloon leg je één uitleg één keer vast, in ongeveer een kwartier. De volgende keer dat de vraag komt, stuur je de uitleg door. Je hoeft het niet opnieuw te bedenken en je hoeft er ook niet steeds zelf voor klaar te zitten.
Werk je alleen, dan helpt het net zo goed. Bij een freelancer, bij een VA of bij jezelf over drie maanden.
Succes met je eerste uitleg.