Wat is de beste tool voor het beheren van taken

De beste tool voor het beheren van je taak is misschien niet de tool die je verwacht

Word je soms moedeloos van je takenlijst? En zie je ook op tegen de hoeveelheid taken die je nog moet doen?
Dan ben je niet de enige.

Een vraag die ik vaak voorbij zie komen is:

Een takenlijst kan best overweldigend zijn. Vooral als je een hele lange lijst hebt. En hoe worstel jij je daar dan doorheen.

Mijn ervaring is dat werken vanuit je agenda de beste manier is om productief te zijn.
Dus gebruik ik mijn agenda als een takenlijst.

Waarom werken vanuit je agenda in plaats van uit je takenlijst

Het voordeel van het werken vanuit je agenda is dat je toch al gebruikmaakt van een agenda. Als het goed is staan daar je afspraken in en al je andere verplichtingen.

Dus hoe handig is het dan om ook al je taken in je agenda te zetten, zodat je een totaaloverzicht hebt. En zo hoef je ook niet telkens te schakelen tussen taken apps of andere apps.

Hoe minder toepassingen je nodig hebt hoe productiever

Hoe minder toepassingen je nodig hebt om te bepalen wat je wanneer moet doen, hoe productiever je kunt zijn. Dus omdat je de agenda toch al gebruikt, kun je daar eenvoudig ook je taken aan toevoegen.

In onderstaande video laat ik aan de hand van een voorbeeld zie hoe dit zou kunnen werken. 
In dit voorbeeld gebruik ik Google Agenda, maar je kunt het natuurlijk net zo goed toepassen als je gebruik maakt van een andere agenda, zoals Apple, Outlook of welke andere digitale agenda je ook gebruikt.

Voordeel van taken plannen in je digitale agenda

Als je taken toevoegt aan je agenda zie je in één overzicht welke andere activiteiten gepland staan. Dit zou je niet zien als je plant vanuit je Takenlijst zonder de agenda te raadplegen. 

Bij de meeste takenlijsten kun je wel een vervaldatum invullen, maar niet wanneer je aan deze taak wilt beginnen en hoe lang deze taak duurt. Voor je het door hebt, heb je veel taken met dezelfde vervaldatum. Met als gevolg dat je blijft schuiven met je taken. Zie je de taken vanuit je agenda en plan je ze in, dan wordt al snel duidelijk wat haalbaar is. Zo voorkom je dat je teveel taken moet doorschuiven.

Hoe maak je een haalbare planning

Als je een planning maakt hou dan in gedachten dat het een haalbare planning wordt.

Dit betekent dat je niet teveel taken op één dag inplant, vooral als je op dezelfde dag ook nog andere afspraken en activiteiten hebt staan.

Wees realistisch en verschuif de taken die nog kunnen wachten, naar een ander moment. Zo voorkom je dat de taken zich alsmaar verder opstapelen.

Als je veel taken hebt staan (meer dan er in één dag passen), dan is dat dus een moment om te bekijken of je deze taken zelf moet doen en zo ja, wanneer je dat moet doen.

En als je een taak niet zelf hoeft te doen, delegeer het dan en verwijder deze taak van je lijstje.

Als je takenlijst steeds langer wordt

Veel hebben mensen hebben veel te veel taken op hun takenlijst oftewel hun todo-lijst. En je wilt niet weten hoeveel tijd het je kost als je continu de takenlijst doorneemt en taken steeds maar blijft verschuiven.
En dan heb ik het nog niet eens over het gevoel dat je overhoudt aan het einde van de dag als die takenlijst niet korter is geworden, maar alsmaar langer...

Als je dit herkent, dan is het tijd voor actie! Leer hoe je een haalbare planning maakt en ontdek dat het helemaal niet zo moeilijk is. Als je maar weet wat belangrijk is bij het maken van een haalbare planning. En niet minder belangrijk, hoe zorg je ervoor dat jij de taken ook gaat afwerken.

Ontdek het in de blauwdruk voor productiviteit. Je kunt de blauwdruk hieronder downloaden.