De beste app voor het beheren van je taken
Het is misschien niet wat je verwacht
Wat is de beste app voor het beheren van je taken en hoe gebruik je het
Het beheren van taken kan best overweldigend zijn. Vooral als je een lange lijst hebt. Hoe kun je hier het beste mee omgaan.
Een vraag die vaak gesteld wordt, is welke app het meest geschikt is voor het beheren van taken.
Mijn persoonlijke ervaring is dat werken vanuit je agenda de meest effectieve manier is om productief te zijn.
Ik gebruik mijn agenda daarom als mijn takenlijst.
Waarom vanuit je agenda werken in plaats van een aparte takenlijkst te gebruiken?
Het voordeel van werken vanuit je agenda is dat je toch al een agenda gebruikt voor je afspraken en andere verplichtingen. Het is handig om ook je taken in je agenda te zetten, zodat je een compleet overzicht hebt. Op die manier hoef je niet telkens te schakelen tussen verschillende takenapps of andere applicaties.
Hoe minder verschillende tools je nodig hebt hoe productiever
Hoe minder verschillende tools je nodig hebt om te bepalen wat je wanneer moet doen, hoe productiever je kunt zijn. Door je taken toe te voegen aan je agenda, maak je optimaal gebruik van de agenda die je toch al gebruikt.
In onderstaande video laat ik aan de hand van een voorbeeld zie hoe dit zou kunnen werken.
In dit voorbeeld gebruik ik Google Agenda, maar je kunt het natuurlijk net zo goed toepassen als je gebruik maakt van een andere agenda, zoals Apple, Outlook of welke andere digitale agenda je ook gebruikt.
Voordeel van taken plannen in je digitale agenda
Een groot voordeel van het plannen van taken in je digitale agenda is dat je in één oogopslag kunt zien welke andere activiteiten gepland staan. Dit overzicht heb je niet wanneer je taken plant vanuit een takenlijst zonder je agenda te raadplegen.
Bij de meeste takenlijsten kun je wel een vervaldatum invullen, maar niet aangeven wanneer je aan een taak wilt beginnen en hoeveel tijd deze taak in beslag neemt. Hierdoor kan zomaar de situatie ontsstaan waarin meerdere taken dezelfde vervaldatum hebben. Met als gevolg dat je contant blijft schuiven met je taken.
Door je taken vanuit je agenda te bekijken en in te plannen, zie je al snel wat haalbaar is. Zo voorkom je dat je teveel taken moet doorschuiven.
Hoe maak je een haalbare planning
Bij het maken van een planning is het belangrijk om realistisch te zijn en niet te veel taken op één dag in te plannen, vooral als je al andere afspraken en activiteiten hebt staan.
Verschuif taken die kunnen wachten naar een later moment, zodat de taken zich niet blijven opstapelen.
Als je veel taken op je lijst hebt staan en ze passen niet allemaal in één dag, is het een goed moment om te bekijken of je al deze taken zelf moet uitvoeren. Als het mogelijk is, delegeer dan taken en verwijder ze van je lijst.
Als je takenlijst steeds langer wordt
Het komt vaak voor dat een takenlijst steeds langer wordt en dat het veel tijd kost om de lijst steeds door te nemen en taken te verschuiven. Dit kan aan het einde van de dag een gevoel van frustratie en onvoldaanheid geven.
Als je dit herkent, is het tijd om in actie te komen!
Leer hoe je een haalbare planning kunt maken en ontdek dat het helemaal niet zo moeilijk is. Het is belangrijk om te weten wat belangrijk is bij het maken van een haalbare planning en hoe je ervoor kunt zorgen dat je de taken daadwerkelijk afwerkt.
Met deze benadering van taakbeheer kun je je taken efficiënt plannen en beter grip krijgen op je productiviteit. Probeer het eens uit en ervaar zelf de voordelen!
Ontdek het in het 7-daags stappenplan voor Persoonijke Effectiviteit. Je kunt deze hieronder gratis downloaden.