Waarom je een goed systeem nodig hebt

De vraag is allang niet meer óf je online kunt werken, maar meer hóe je online kunt werken

Richt je thuiskantoor in met één goed systeem als basis en bespaar jezelf direct tijd door een duidelijke structuur, het overzicht en het gemak. Hierdoor creëer je meer tijd voor de dingen die belangrijk zijn, zonder dat het je veel moeite kost.

Een duidelijke structuur, één goed systeem als basis

Als je geen duidelijke structuur hebt betekent dat vaak dat je regelmatig doelloos zit te scrollen door je mail, je bestanden en taken. Op zoek naar waar je een document hebt opgeslagen of je vraagt je af of je je mail wel allemaal hebt beantwoord.

Herken je dat?

De zoektocht naar een goede basis voor een thuiskantoor

Het is dus belangrijk om een goed systeem te hebben als basis voor je thuiskantoor.

Zelf werk ik al een aantal jaren als zelfstandige vanuit huis. En vooral in het begin was het erg zoeken naar tools en systemen om mee (samen) te werken. Want wat werkt nu handig en met welke systemen kun je nu efficiënt werken.

Uiteraard zijn ook de kosten niet onbelangrijk, vooral als je net start met het werken vanuit huis en je eigenlijk geen idee hebt met welke programma´s je moet beginnen. 

Inmiddels heb ik van alles geprobeerd en ontdekte ik dat je met veel verschillende systemen kunt werken. Maar wat ik ook ontdekte is dat niet alle systemen handig met elkaar communiceren. Dat je daarom dus regelmatig moet switchen tussen programma´s en vaak moet zoeken naar hoe je iets moet doen of waar je een document deze keer hebt opgeslagen. 

Je mist dan dus een duidelijk en overzichtelijk systeem. 

Telkens moeten switchen tussen de verschillende systemen kost je erg veel tijd en, voor mij dan, ook frustratie.

Dat is dan ook de reden geweest dat ik op zoek ben gegaan naar één compleet systeem. Eén systeem waarbij je alle belangrijke onderdelen die je nodig hebt om efficiënt (samen) te werken, kunt samenvoegen tot één geheel. De basis van je thuiskantoor.

...

Eén compleet systeem als basis

Het goede nieuws is dat ik zo'n systeem heb gevonden! Dat systeem is De Basis geworden van alles wat ik doe binnen mijn thuiskantoor. Door dit systeem heb ik altijd en overal online (en als je wilt ook offline) toegang tot alle onderdelen. Alles is te benaderen vanaf elk apparaat.

Je hoeft niets extra´s investeren in hardware of software, je programma´s zijn altijd up-to-date en je hebt automatisch toegang tot oneindig veel slimme functionaliteiten/tools die het (samen)werken nog gemakkelijker maken.

Omdat je alle programma´s onderling met elkaar kunt integreren werken ze perfect samen, waardoor je heel efficiënt en effectief kunt werken. 

Hoe werkt het in de praktijk

Snelheid, eenvoud, tijd en gemak, dat levert het me op. En o ja, rust. Omdat ik weet dat ik overzicht heb en dus controle over mijn planning. Ik spreek regelmatig ondernemers die moeite hebben met bijvoorbeeld het efficiënt beheren en delen van agenda's, mail en documenten. Maar ook het overzicht houden over de verschillende werkzaamheden kan best lastig zijn. 

Nu veel meer mensen vanuit huis werken, wordt ook het op afstand samenwerken met anderen belangrijker. 

Met dit complete systeem als basis is dat geen enkel probleem meer. Je moet alleen even weten WAT je nodig hebt en HOE je het inricht. 

En wat vaak wordt onderschat, HOE je de systemen SLIM kunt gebruiken, zodat je er het meeste gemak van hebt. En dat is nu net wat bij veel mensen ontbreekt, de kennis van de toepassingsmogelijkheden van de diverse onderdelen van dit systeem. 

Er is vaak veel meer voordeel en gemak te behalen met dit systeem dan mensen weten en ontdekken. En dat is jammer.

Voorkom dat je deze mogelijkheden laat liggen en leer hoe je de toepassingen die je geboden worden optimaal kunt benutten. 

Eén systeem als basis

Als je je zaken online goed wilt inrichten, heb je dus een eenvoudige en duidelijke structuur nodig.

Het zal je niet verbazen dat dit vaak begint met het maken van duidelijke keuzes. Dus niet allerlei verschillende systemen door elkaar gebruiken bijvoorbeeld.

Begin met de keuze van je mailaccount

Door de vele mogelijkheden die er zijn is de kans aanwezig dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Daarom is het slim om bij de basis te beginnen. 

Je mailaccount is de basis van waaruit je je eigen structuur verder kunt opbouwen.

Voor mij is GMail hiervoor de oplossing. Met een gratis GMail-Account heb je zo ontzettend veel mogelijkheden. En heb je een bedrijf en wil je online samenwerken nog gemakkelijker maken, dan kun je upgraden naar een zakelijk account (hoewel het ook zonder zakelijk account prima werkt).

Een zakelijk account (Google Workspace, eerder GSuite genoemd) is niet helemaal gratis, het is afhankelijk van de grootte van je bedrijf en begint bij een paar euro per maand. Eén van de voordelen van Google Workspace is dat je je eigen domeinnaam kunt gebruiken in je mailadres en je ook de toegang kunt beheren voor werknemers of collega's dan wel opdrachtgevers. Hierdoor kun je wel perfect samenwerken.

Met een GMail-account kun je oneindig veel andere toepassingen, ook niet-google toepassingen, integreren. Bijvoorbeeld je Microsoft Account of welk e-mailaccount je ook gebruikt, maar ook vele andere online toepassingen.

Voor veel ondernemers zou een Google Account dé oplossing kunnen zijn voor het overzichtelijk en gemakkelijk beheren van vele online handelingen. Denk alleen al aan al je verschillende mail-accounts die je kunt samenvoegen in één systeem. 

En dat samenvoegen geldt ook voor je agenda's.

Al je digitale agenda's (ook die van andere e-mailaccounts zoals werkaccounts of van je partner) in één totaaloverzicht en aan eigen voorkeuren in te richten. Hoe cool is dat!

Start daarna met het slim inrichten

Als je wilt starten met het slim inrichten een eigen productiviteitsysteem en je wilt weten hoe je dat doet, download dan hieronder de Blauwdruk voor productiviteit en ontdek welke onderdelen je nodig hebt om je eigen systeem te ontwerpen.