Maak slim gebruik van Filters en labels
Het gebruik van Filters en Labels helpen je INbox opgeruimd te houden
Maak jij gebruik van labels binnen Gmail? Misschien ken je het van de mappen in outlook. Dit soort mappen heten binnen Gmail labels.
Het gebruik van labels kan erg handig zijn.
Ontdek hoe je labels kunt gebruiken binnen Gmail
In onderstaande video laat ik je zien hoe je labels kunt gebruiken binnen Gmail waardoor je overzicht creëert in je Inbox.
Gebruik je veel labels, maar niet zoveel filters? Jammer, want dan maak je eigenlijk niet echt effectief gebruik van de mogelijkheden binnen Gmail.
Waarom je labels vooral in combinatie met een filter wilt gebruiken
Als je veel labels hebt, maar geen filters gebruikt, dan beland alle mail altijd eerst in je INbox. De mail krijgt wel een label, maar beland dus nog steeds in je INbox.
Als je een filter hebt aangemaakt voor een label, dan komt deze mail rechtstreeks in het juiste label terecht. EN als je bij het maken van een filter kiest voor de optie “Inbox overslaan”, dan beland je mail dus ook niet in je INbox. De mail wordt dus eigenlijk direct gearchiveerd en je kunt deze raadplegen onder het betreffende label.
Waar je een filter binnen Gmail voor kunt gebruiken
Filter alle mail met een factuur
Een voorbeeld van een handig filter is filteren op alle mail met een factuur.
Natuurlijk moet je facturen bewaren, maar maandelijks of wekelijks terugkerende facturen hoeven niet persé in je INbox te belanden. Je kunt dus voor deze mails een filter aanmaken met label "Facturen".
Door het instellen van een filter met als label “Facturen” zorg je ervoor dat al je facturen automatisch in het label ‘Facturen’ belanden. Ze slaan de Inbox over en dat betekent dat de mail ook direct wordt gearchiveerd.
Je kunt ze altijd raadplegen in het label “Facturen” en in het label alle mail.
Filter alle mail die je later ooit een keer wilt lezen
Een ander voorbeeld van een effectief filter: voor alle mail die je ontvangt en die je wel wilt lezen maar meestal niet direct wilt lezen, maak je een filter met een label “nog lezen”.
Door een filter aan te maken voor deze mails, wordt al deze mail direct in de map “Nog lezen” geplaatst en als je ervoor kiest dat deze mail de INbox overslaat, wordt deze mail ook direct gearchiveerd.
Het gebruik van Filters is dus een perfecte manier om te zorgen dat er minder mail in je Inbox belandt.
Maak veel filters en hou het aantal labels beperkt
Bedenk dat je voor elk filter geen apart label nodig hebt. Je kunt één label (bijvoorbeeld 'nog lezen') gebruiken voor meerdere filters.
Zorg ervoor dat je het aantal labels overzichtelijk, duidelijk en praktisch houdt door niet te veel verschillende labels te maken.
Het is vaak ook niet nodig om veel verschillende labels te maken, omdat Gmail een geweldige zoekfunctie heeft en je op meerdere manieren een mail kunt vinden en raadplegen.
Wat doe je met mail die je eigenlijk helemaal niet wilt ontvangen
En nog een tip voor mail die je eigenlijk helemaal niet wilt ontvangen. Meld je af voor dit soort mail. Ook hiermee zorg je voor veel minder mailverkeer.
Wil je meer uit je dag halen en alles leren over email beheren en productief zijn? Start dan direct met de praktische cursus Google Workspace.
Meteen alles leren over Google workspace?
Google Workspace is fantastisch, maar alleen als de tools ook echt met elkaar samenwerken.
Wil je niet alleen weten hoe de knoppen werken, maar hoe je Workspace inricht als één gestroomlijnd systeem voor je hele bedrijf?
Check dan mijn cursus: Productief met Google Workspace.
