Om snel en gemakkelijk afspraken te plannen met of door je klanten of collega’s zijn er vele tools die je hierbij kunnen helpen. De tools waar ik zelf ervaring mee heb en die ik zelf gebruik of heb gebruikt, licht ik hieronder toe.
Planningstools voor je Afspraken
Calendly
Calendly is vrij eenvoudig om mee te werken. Dit is waarschijnlijk ook de reden dat deze tool veel wordt gebruikt. Ik heb er zelf mee gewerkt en als je er even voor gaat zitten wordt je vrij vlot door het proces geleid en daarna kun je het direct gebruiken om afspraken mee te plannen.
Kosten gebruik Calendly
Er is een gratis versie van Calendly, dit volstaat als je af en toe gebruikmaakt van de tool. Maak je vaker gebruik van de planningstool, dan kun je overwegen om te kiezen voor een betaald abonnement.
Je hebt dan meer opties ter beschikking.
Hoe werkt Calendly
Nadat je door Calendly stap voor stap door het proces bent geleid, krijg je een link die je vervolgens kunt delen via mail en/of je kunt Calendly binnen je website embedden. Klikt je klant of collega op de link, dan krijgen ze direct je agenda in beeld met de beschikbare dagen.
De beschikbare dagen worden weergegeven op basis van je eigen voorkeuren. Je geeft zelf de beschikbare voorkeuren op (dit is opgenomen in het proces waar je stap voor stap doorheen geleid wordt).
Je kunt aangeven welke dagen van de week je beschikbaar bent, welke tijdstippen en hoe lang een afspraak mag duren. Daarnaast kun je opgeven hoe ver een afspraak in de toekomst vooruit gepland mag worden, bijvoorbeeld maximaal 2 of 3 weken vooruit plannen.
Opties voor betaalde afspraken
Stel dat je regelmatig gesprekken voert met klanten op basis van een vast tarief, dan kun je het betaalproces onderdeel maken van de boekingsprocedure.
Mijn ervaring met Calendly
Persoonlijk vind ik Calendly een makkelijk te gebruiken tool en het heeft vele opties, waaronder betaalde afspraken inplannen. Het is één van de meest gebruikte planning tools en als je wel eens online een afspraak hebt ingepland, is de kans aanwezig dat je eerste kennismaking met Calendly al eens is geweest.
Zelf gebruikte ik in eerste instantie de gratis versie van Calendly, later de betaalde versie. De belangrijkste reden voor mij om de betaalde versie te gebruiken was vooral het gebruik van mijn eigen logo in plaats van dat van Calendly.
Het nadeel is dat je dan wel maandelijks abonnementskosten hebt.
Amelia
Zoals hierboven al aangegeven gebruikte ik in eerste instantie Calendly. Sinds ik met mijn website DigitaalWijzer.nl de overstap heb gemaakt naar Funnelbox maak ik gebruik van Amelia.
Kosten gebruik Amelia
Je kunt gebruikmaken van een gratis proefversie. Ook kun je eenmalig de plugin aanschaffen. Op het moment van schrijven is dat 71 Euro. Je zit dan niet vast aan een maandelijks of jaarlijks terugkerende uitgave. Binnen een halfjaar heb je de kosten dan al terugverdiend.
Dus al je kosten wilt besparen van een abonnement, maak dan gebruik van de eenmalige aanschaf en je hebt geen kosten meer.
Hoe werkt Amelia
Een groot voordeel van Amelia is dat je gebruik kunt maken van een plugin voor WordPress. Je kunt met de plugin voor Amelia dus al je afspraken binnen je website beheren en integreren. Binnen Amelia stel je zelf de voorkeuren in, zoals beschikbare dagen, tijden, maximale periode dat je vooruit kunt plannen, afspraken kunt afzeggen en zo zijn er nog een aantal opties. De berichten en meldingen die mensen krijgen na het plannen van de afspraak, kun je ook vooraf instellen.
Aan elke afspraak kun je automatisch een link toevoegen naar een zoom meeting, Microsoft teams meeting of Google meet.
Kortom je kunt alles eenmaal instellen en vervolgens heb je er geen omkijken meer naar. Natuurlijk kun je het altijd weer aanpassen. Dat is ook nodig, omdat je natuurlijk geen afspraken in je agenda wilt als je vakantie hebt. Dus je zult toch regelmatig de planning moeten bijwerken.
Een nadeel is dat het best even tijd kost om het in te stellen. Je bent toch wel 1 of 2 uur bezig als je het nog niet vaker hebt gedaan. Maar daarna heb je er geen omkijken meer naar en kun je altijd wijzigingen aanbrengen.
Opties voor betaalde afspraken
Net als bij Calendly heb je ook bij Amelia de mogelijkheid om betaalde evenementen toe te voegen en gebruik te maken van het betaalproces.
Mijn ervaring met Amelia
Mijn website maakt gebruik van de diensten van FunnelBox. Funnelbox heeft Amelia voor iedereen die klant is van Funnelbox geïnstalleerd.
Omdat de Funnelbox hiervoor een stap voor stap instructie heeft kun je het zelf goed instellen. Als je het zelf doet, kun je de instructie van Amelia gebruiken. Je moet er wel even voor zitten, want het is iets complexer dan bijvoorbeeld Calendly. Eenmaal ingesteld heb je er meteen plezier van, omdat alles daarna gemakkelijk is te beheren via de website.
Dus heb je een website dan is deze tool zeker een aanrader. En je hebt geen abonnementskosten meer als je eenmalig de plugin aanschaft.
Welke planningstool gebruik jij?
Voor zover mij bekend zijn Calendly en Amelia de meest gebruikte afsprakenplanners. Daarnaast zie ik af en toe ook "You can book me" voorbijkomen.
Naast planningstools heb je natuurlijk ook andere tools nodig waarmee jij productief kunt zijn.
Ontdek welke onderdelen je minimaal nodig hebt om je eigen productiviteitsysteem te ontwerpen. Download hieronder de blauwdruk voor productiviteit.
* Dit artikel kan affiliate links bevatten.