In dit blog deel ik met je wat je als (startende) ondernemer nodig hebt als het gaat om software en tools. Als (startende) ondernemer weet je hoe waardevol/belangrijk het is om je tijd en je uitgaven goed te managen.
Online vergadertools
Er zijn inmiddels al meerdere tools waarmee je video-calls en vergaderingen makkelijk kunt regelen.
Zoom
Zoom is onder ondernemers waarschijnlijk één van de meest gebruikte tools voor online vergaderingen.
Zoom wordt veel gebruikt voor online ontmoetingen zoals vergaderingen maar ook voor 1 op 1 gesprekken.
Waar de tool ook veel voor gebruikt wordt, is het geven van webinars en andere evenementen. Denk hierbij aan de steeds bekender geworden Pubquiz in coronatijd.
Gebruikerservaring van Zoom
Een groot voordeel van zoom is dat het gemakkelijk is in gebruik. Je kunt vrij eenvoudig je instellingen beheren en aanpassen. Maar wat misschien nog wel een groter voordeel is, is dat je makkelijker interactie kunt hebben met klanten. Zo kun je ook heel gemakkelijk je scherm delen.
Je kunt zoom dus snel en makkelijk gebruiken voor eenmalige afspraken en voor terugkerende evenementen. En nog belangrijker, ook voor je klanten is het gemakkelijk om mee te doen aan de online vergadering of afspraak. Je klanten hoeven geen speciale kennis te hebben om mee te doen aan een zoom meeting en inmiddels is het ook een tool die de meeste mensen inmiddels al wel kennen. De zin “zullen we even zoomen” is dan inmiddels ook al aardig ingeburgerd.
De meeste ondernemers gebruiken Zoom, omdat het zo gemakkelijk is voor klanten en natuurlijk ook vanwege de vele extra opties zoals het gebruik van zoom voor webinars en andere evenementen.
Microsoft Teams
Hoewel ik vaker met Zoom werk dan met Teams, is Teams mij inmiddels ook wel bekend. Microsoft Teams wordt naar mijn beleving vooral gebruikt door scholen en grotere bedrijven die ook vooral gebruik maken van Microsoft.
Gebruikerservaring van Microsoft Teams
Persoonlijk vind ik het gebruik van Teams lastiger dan Zoom. Dit kan natuurlijk komen doordat ik zelf vooral met Zoom werk, maar in de praktijk komt het ook regelmatig voor dat ouders die proberen bij een online ouderavond in te loggen, geen toegang hebben. Uiteindelijk worden deze problemen wel weer opgelost, maar het is toch iets minder eenvoudig.
Als je bekend met Teams, dan werkt ook deze tool natuurlijk helemaal prima. Binnen Teams kun je alle documenten en bestanden die je nodig hebt toevoegen en uiteraard kun je ook binnen Teams je scherm delen.
Werk je vooral met Microsoft software dan is Teams een goede keuze.
Google Meet
Als je een Google Account hebt kun je voor een online vergadering gratis gebruikmaken van Google Meet. Je hoeft hiervoor geen zakelijk Google Workspace te hebben.
Omdat dit vreemd genoeg toch minder bekend is dan de bovengenoemde vergadertools, Zoom en Teams, ligt ik Google Meet iets uitgebreider toe.
Meet gebruiken in de browser
Ben je ingelogd in GMail via de browser, dan zie je links in het menu onder het kopje "Meet" 2 opties staan, namelijk
- "Nieuwe vergadering"
- "Deelnemen aan vergadering".
Je klikt erop en je kunt starten.
Start je Meet voor de eerste keer, dan wordt je eerste gevraagd toestemming te geven voor het gebruik van je webcam en microfoon.
Je zult als snel merken dat Google Meet vrij eenvoudig is in gebruik..
Meet gebruiken via app op smartphone of tablet
Wil je vanaf je smartphone via Google Meet een vergadering starten of deelnemen, dan heb je hiervoor ook meerdere optis.
- je kunt de app "Meet" installeren of
- vanuit je GMail zie je onderaan een balk met icoon van "Vergaderen"
Start je Meet voor de eerste keer via je smartphone, dan vraagt Google ook hier eerst om toestemming om je camera en microfoon te gebruiken.
Deelnemers toevoegen aan je Google Meet vergadering
Nadat je hebt gekozen voor vergadering starten, wil je uiteraard ook deelnemers.
Hoe voeg je deelnemers toe, 2 opties:
- Als iemand in je contactenlijst staat: Klik op de knop Toevoegen (deelnemers uitnodigen) en selecteer een contact door de naam of het emailadres in te vullen. Dit contact krijgt automatisch een uitnodiging via de mail.
- De link die de meeting automatisch krijgt als je een vergadering start, kun je kopiëren en vervolgens delen via Whatsapp, Chat of mail.
Hoe kan een deelnemer meedoen aan de vergadering
Voor de deelnemer is het heel eenvoudig om deel te nemen aan een Google Meet vergadering.
De genodigde hoeft alleen maar te klikken op de link die hij via mail, chat of WhatsApp heeft ontvangen. Ook hier geld dat bij de eerste keer de deelnemer toestemming moet geven om gebruik te maken van de webcam/camera en microfoon.
Wie kunnen deelnemen aan de vergadering
Alleen als je bent uitgenodigd kun je deelnemen aan de vergadering. Ben je niet uitgenodigd, maar heb je een code, dan moet je worden toegelaten door de organisator.
Je kunt Google Meet dus veilig gaan gebruiken.
Net als bij Zoom en Teams kun je ook je scherm delen, presenteren, live streamen en opnemen bijvoorbeeld.
En als je een Zakelijke Google Workspace account hebt, worden je meetings automatisch getranscribeerd.