Als (startende) ondernemer heb je een tool of systeem nodig waarin je klantgegevens en de afspraken die je maakt met je klant, kunt vastleggen. Dit kan op verschillende manieren. De vraag is wat voor jou de juiste manier is en welke manier voor jou het beste is.
In welke fase je ook zit, je kunt er eigenlijk niet meer omheen dat je handige tools nodig hebt die het ondernemen wat makkelijker maken.
Als ondernemer heb je of wil je klanten
Als je ondernemer bent dan heb je klanten of je wilt klanten. Want zonder klanten heb je geen onderneming toch?
En als je klanten hebt dan heb je een systeem nodig om je klantcontacten te managen.
Het hangt een beetje van je bedrijfsactiviteiten af of je een uitgebreid CRM-systeem nodig hebt of dat een minder uitgebreid systeem volstaat.
Waarom is het vastleggen van klantcontacten zo belangrijk?
Je hebt een vaste plek nodig waar je de ontwikkelingen van je klant of van je bijna-klant (prospect) kunt volgen. Een CRM-systeem dus. CRM staat voor Customer Relationship Management.
Als je afspraken maakt met klanten of prospects, offertes en contracten opmaakt, dan is het ook nodig om die afspraken (op) te volgen, ongeacht of het een product is of een dienst die je aan de klant of prospect hebt aangeboden.
Heb je als (startende) ondernemer een uitgebreid CRM-systeem nodig?
Zoals in de inleiding al even genoemd, is het vaak helemaal niet nodig om een duur en uitgebreid CRM-systeem aan te schaffen. Het hangt ervan af wat je echt nodig hebt.
Stel je bent virtueel assistent, dan heb je voor de uitvoering van je werkzaamheden geen uitgebreid crm-systeem nodig. In feite kun je volstaan met een vereenvoudigde versie van een CRM, waarin je de NAW-gegevens, de afspraken en de documenten kunt vastleggen.
Wist je bijvoorbeeld dat je al je interacties, gespreksverslagen, taken en afspraken heel gemakkelijk (en gratis) kunt beheren binnen je Google account? Zelfs je contracten kun je hier direct aan koppelen.
Je Google Account als CRM
Wat is een Google Account
Een Google Account wordt vaak verward met Gmail. Gmail is de gratis maildienst van Google die je ter beschikking hebt als je een Google Account aanmaakt. Hoewel je er voor kunt kiezen om niet de maildienst te gebruiken, je gebruikt het bijvoorbeeld om in te loggen bij YouTube, ook een Google dienst.
Een Google Account is dus veel meer dan alleen de gratis maildienst van Google, genaamd Gmail. De naam Gmail is veel bekender en dat is ook logisch omdat bijna iedereen op de één of andere manier wel gebruikmaakt van een Gmail-account, ook al is het dan soms alleen maar voor YouTube ;-).
Wil je weten wat je allemaal kunt met een Gmail account bekijk dan ook "Wat kun je met een Gmail account".
Wat kun je met een GMail Account
Met een Gmail account kun je, naast mailen, gebruik maken van vele productiviteitstools die je gratis kunt gebruiken. En wil je mailen met een zakelijk e mailaccount (dus dat je mailt met je eigen domeinnaam) dan kan dat ook.
Wil je weten wat je allemaal kunt met een Gmail account lees dan ook mijn blog "Wat kun je met een Gmail account".
Google Workspace, zakelijk mailen met je eigen domeinnaam
Als je professioneel wilt overkomen met een Gmail account, dan heb je een Google Workspace account nodig. Je gebruikt je eigen domeinnaam en je kunt nog meer tools gebruiken waarmee je heel gemakkelijk met meerdere mensen kunt (samen)werken.
De voordelen van de productiviteitstools van Google , Google Apps
Volledige integratie van de diverse productiviteitstools
Het grootste voordeel van een Google Account is de volledige integratie van de diverse tools. Zo kun je, zonder je Gmail omgeving te verlaten, afspraken inplannen, gespreksnotities koppelen aan je mail, aan je agenda-afspraak en ook aan je taken. Vanaf elke tool kun je heel gemakkelijk de andere tools raadplegen, dus zonder de applicatie waar je op dat moment in zit, te verlaten.. Zo kun je vanuit taken direct de gekoppelde mail openen, kun je vanuit agenda direct de gespreksverslagen raadplegen die daaraan zijn gekoppeld en andersom. Kortom een heel compleet overzicht van alles wat je met je klanten afgesproken of afgesloten hebt.
En natuurlijk kun je ook al je documenten en bestanden handig en veilig beheren binnen Google Drive.
Registreren van bijvoorbeeld contracten of abonnementen met een vervaldatum
Maak je gebruik van contracten met bijvoorbeeld een opzegdatum, dan kun je deze ook heel gemakkelijk registreren op vervaldatum. Rechtstreeks vanuit je document in Google Drive koppel je een notitie. Bij deze notitie stel je in dat je bijvoorbeeld een maand voor afloop van een contract een melding krijgt. Door het toevoegen van een label kun je vervolgens door het selecteren van dit label, een overzicht zien van al je contracten met daarbij de vervaldatum. Vanuit de notities kun je direct doorklikken naar het betreffende contract, de contactgegevens, je agenda en je notities.
Op deze manier kun je een compleet eigen systeem aanleggen voor dat wat jij nodig hebt. je kunt het op vele manieren gebruiken, dit was slechts een voorbeeld van een methode die ik zelf gebruik.
Samenwerken wordt makkelijker
Nog een ander belangrijk voordeel van werken met de Google Apps voor productiviteit:
Samenwerken was nog nooit zo gemakkelijk! Over en weer kun je complete mappen of een aantal zelf geselecteerde documenten delen met de mensen met wie je samenwerkt.
Dit geldt ook voor taken en notities. Je kunt mail, taken en notities toewijzen aan een ander en op deze wijze kun je ook heel gemakkelijk de taken verdelen en de voortgang volgen.
Het gebruik van de diverse productiviteitstools is volledig gratis
Voor veel kleinere ondernemers volstaat een systeem die je naar eigen inzicht kunt inrichten en dit is volledig gratis (of een klein bedrag per maand indien je gebruikmaakt van je eigen domeinnaam).
Als je net begint met een bedrijf, maar ook als je al verder gevorderd bent, wil je natuurlijk zoveel mogelijk de kosten beperken. Bedenk daarom goed wat je echt nodig hebt, vaak is een compleet CRM-systeem niet nodig.
Heb je een completer systeem nodig waarbij je bijvoorbeeld een offertetraject moet kunnen volgen met meerdere mensen en die je wilt kunnen opvolgen? Bekijk dan de mogelijkheden van een CRM-systeem.
Gratis CRM-systemen
Heb je een CRM-systeem nodig, bekijk dan eens de verschillende mogelijkheden. Van veel tools heb je een gratis instapversie die voor de meeste ondernemers ruim voldoende mogelijkheden biedt. Groei je snel, dan kun je heel gemakkelijk je abonnement upgraden naar een betaald abonnement. Bekijk van tevoren dan ook goed wat je toekomstplannen zijn, zodat je daar bij de keuze en inrichting van een systeem alvast rekening mee kunt houden.
Bigin CRM/Zoho-CRM
Bigin CRM systeem is speciaal ingericht voor (startende) ondernemers in het midden- en kleinbedrijf.
Bigin is ontwikkeld door Zoho CRM, wereldwijd één van de meest populaire CRM systemen.
Zoho CRM is behoorlijk uitgebreid, waardoor het voor kleinere bedrijven vaak ook minder geschikt is. Veel van de mogelijkheden die er zijn worden dan niet gebruikt. Daarom heeft Zoho CRM speciaal voor het midden- en kleinbedrijf de eenvoudigere versie ontwikkeld. Met handige, overzichtelijke functies waarmee je heel snel je bedrijfsactiviteiten in beeld hebt.
Er is een gratis versie beschikbaar voor zowel Bigin als voor Zoho CRM en als je iets meer nodig hebt dan in de gratis versie aanwezig is, kun je dat voor een relatief klein bedrag per maand upgraden.
Bigin of Zoho CRM zou dus zomaar de ideale oplossing kunnen zijn voor jou als ondernemer.
Nog een voordeel, je kunt de extensie van Bigin integreren binnen je GMail-account.
Binnen Bigin kun je ook een Afsprakenplanner integreren zodat je ook al je afspraken binnen BigIn kunt registreren.
Gratis CRM van Zoho
ZoHo bestaat al heel erg lang en wordt door veel bedrijven gebruikt. Ik heb hier zelf ook gebruik van gemaakt.
Er is een gratis versie beschikbaar en wil je meer functionaliteiten dan die in de gratis versie beschikbaar zijn, dan kun je upgraden.
Wil je meer weten over de functie en de mogelijkheden van ZoHo CRM bekijk dan de mogelijkheden op de site van ZoHo CRM. Hier vind je overzichtelijk weergegeven welke mogelijkheden er zijn en ook wat de verschillen zijn tussen de gratis versie en de betaalde abonnementen. Zowel van Bigin als van Zoho.
Op dit moment gebruik ik zelf geen CRM software meer. In de plaats daarvan gebruik ik naast mijn boekhoudsysteem Google Workspace en een tool voor Emailmarketing.