Deze week merkte ik iets waar ik even bij stilstond. Het voorbereiden en maken van mijn wekelijkse content ging weer een stukje sneller dan de week ervoor. En als de week daarvoor.
Een fijn gevoel. Werk dat ik elke week doe, kost me steeds minder moeite.
Het verschil zit 'm in waar je het misschien niet verwacht. Want ik gebruik geen andere tool dan een paar maanden geleden. Ik doe hetzelfde werk elke week opnieuw met behulp van AI. Daardoor weet ik steeds beter wat werkt en wat ik de volgende keer anders doe. Zo wordt het elke week weer een stukje beter.
Dat stuk ontbreekt vaak als AI voor jou voelt als nog een taak erbij.
Herken je dat AI je vooral extra werk oplevert?
Misschien zie je het terug in één van deze situaties.
Je opent ChatGPT voor een mail aan een klant. Je typt je vraag, leest het antwoord, past de helft aan en houdt een tekst over die je zelf ook in tien minuten had geschreven.
Of je probeert een nieuwe tool die iedereen aanraadt. Je kijkt een uitlegvideo, maakt een account aan en gebruikt hem twee keer. Daarna staat hij er nog, alleen open je hem niet meer.
Of je bewaart handige prompts in een map of notitie. Maar als je iets nodig hebt, begin je toch weer opnieuw, omdat je niet meer weet welke prompt bij welke taak hoorde.
Je bent er dus wel mee bezig. Alleen merk je aan het eind van de week weinig van de tijd die het je zou moeten opleveren. En ergens sluipt er een licht schuldgevoel in: zou je hier niet al veel verder mee moeten zijn?
Veel mensen herkennen dit. In een onderzoek van Adaptavist onder 2.500 kenniswerkers gaf 42 procent aan dat ze meer tijd kwijt zijn aan het controleren van wat AI maakt dan dat het ze oplevert. Het probleem zit dus vaker in hoe je AI inzet dan in de tool zelf.
Waarom tijd besparen met AI vaak tegenvalt
Als je AI af en toe gebruikt voor iets nieuws, begin je elke keer bij nul. Je bedenkt een nieuwe vraag, je beoordeelt een nieuw antwoord en je past het aan. De volgende keer gaat het over iets anders, dus wat je leerde neem je nauwelijks mee.
Zo blijft AI een experiment. Een experiment kost tijd, ook als het af en toe iets moois oplevert.
Bij werk dat steeds terugkomt, werkt het andersom. De eerste keer kost het je waarschijnlijk meer tijd dan het zelf doen. De tweede keer weet je al wat goed ging. Na een paar weken heb je een vaste manier die past bij hoe jij werkt.
Elke herhaling legt een laagje fundament, waar je de week erna op verder bouwt. Zo groeit de tijdwinst week na week.
AI wordt pas echt een hulpmiddel als je het inzet voor werk dat steeds terugkomt.
In de blog Waarom ChatGPT je nog steeds nauwelijks tijd bespaart lees je meer over dat fundament onder AI.
Taken automatiseren met AI: begin bij wat steeds terugkomt
De taken die zich het beste lenen voor AI zijn vaak de taken waar je het minst over nadenkt. Ze komen elke week terug, ze hebben ongeveer dezelfde opbouw en je doet ze toch steeds weer opnieuw.
Denk aan:
De wekelijkse update: de mail aan je klanten, je deelnemers of je team met wat er deze week op de planning staat.
De terugkerende uitleg: wat een nieuwe klant moet weten voordat jullie starten.
De offerte: elke keer net iets anders, maar wel steeds met dezelfde onderdelen.
Het verslag: de samenvatting na een coachgesprek, een training of een adviesgesprek.
Werk dat elke keer uniek is of waar juist jouw oordeel het verschil maakt, leent zich minder goed. Daar mag je gerust zelf nog tijd aan besteden.
In de blog Tijdvreters in je werk: waar blijft je week? lees je hoe je dit terugkerende werk herkent. Vaak zie je het pas als je er een week bewust op let.
AI voor coaches, trainers en adviseurs: klein beginnen werkt beter
Als je merkt dat AI jou echt iets kan opleveren, heb je misschien de neiging om het meteen overal voor te gebruiken. Mails, social media, offertes, je planning. Dan heb je binnen een week tien losse experimenten en voelt het weer als extra werk.
Kies daarom liever één taak die elke week terugkomt. Doe die taak een paar weken achter elkaar met behulp van AI. Kijk na elke keer wat beter ging en wat je de volgende keer anders doet.
Super handig als je met een VA of klein team werkt of erover nadenkt om een rechterhand aan te nemen. Met zo'n vaste manier heb je al vastgelegd hoe dat werk gaat. Een ander kan er dan meteen mee aan de slag en de uitleg hoeft niet eerst van jou te komen.
In de blog AI gebruiken in je werk zonder algemene antwoorden lees je waarom AI beter wordt naarmate het meer van jou en jouw manier van werken weet.
AI inzetten in je bedrijf: zo weet je waar je begint
De lastigste stap is vaak de eerste: welke taak kies je? Iets wat je elke week doet, voelt zo vanzelfsprekend dat je er niet altijd bij stilstaat.
Met de gratis AI-Klaar Scan zie je in een paar minuten welk deel van je werk zich wel voor AI leent en welk deel niet. Zo heb je één duidelijke eerste stap, in plaats van de hele AI-wereld te moeten bijhouden. En je merkt over een paar weken zelf hoe het elke week makkelijker gaat.
Succes met je terugkerende taak.