Scroll jij meerdere malen per dag doelloos door je mailbox?
Scroll jij meerdere malen per dag door je mailbox om te kijken of er nog een mail is waar je nog iets mee moet doen?
Stop daarmee! Want telkens maar weer door je mail scrollen kost je onnodig veel tijd. Dat kan echt anders.
Waarom stoppen met scrollen door je mailbox
Ik betrap mezelf er ook nog regelmatig op hoor, het is vooral op je mobiel zo gemakkelijk om toch nog even te scrollen.
Op zich is daar niets mis mee, maar het punt is dat je wel kijkt in je mailbox maar er niets mee doet. En zo voelt het al snel alsof je alleen maar met die mail bezig bent.
Terwijl je juist hiermee heel veel tijdwinst kunt halen.
Mijn eerste tip was dan ook dat je de mail behandelt op een aantal vaste momenten per dag. Heb je de video over deze eerste tip gemist, bekijk dan de video hier.
Behandelen van de mail betekent ook afhandelen
Mijn tweede Tip uit de serie van 5 Tips om effectief je mail te verwerken, is dan ook dat ALS je je mail leest, dat je dan ook DIRECT iets DOET met de mail. Dus Behandelen van de mail betekent ook direct AFhandelen van de mail
Je opent vanuit je INbox elke mail dan dus maar één keer.
Als je de Lege INbox methode gebruikt
Maak je gebruik van de Lege Inbox methode dan heb je al met één druk op de knop (sneltoets) direct na het openen de mail verdeeld over de aparte INboxen , namelijk de Inboxen met labels Opvolgen, wachten op en nog lezen.
Dus gebruik je deze lege INbox methode dan ga je nu naar het label “Opvolgen” om direct actie te gaan ondernemen.
Gebruik je de lege INbox methode nog niet, dan ga je naar je INbox om vervolgens direct al je mail AF te handelen.
Heb je niet direct tijd voor je mail open dan de mail ook niet nu
Het principe is dat je de mail behandelt en ook direct afhandelt. Heb je nu geen tijd, open je mail dan ook NIET NU.
Kies een beter moment. Plan dit moment het liefst direct in en zorg dat je minimaal 20 minuten tot een half uur beschikbaar hebt om ook echt de mail af te handelen.
Met afhandelen bedoel ik natuurlijk niet dat je alle acties die uit de mail voortkomen direct moet ondernemen, maar wel dat je zorgt dat alle mail uit je INbox verdwijnt.
Hoe zorg je dat mail uit je INbox verdwijnt en hoe creëer je overzicht
Elke keer als je een mail opent
Je Opent een mail en bepaalt DIRECT of je nog iets met die mail moet doen en wanneer.
Als je de mail direct kunt afhandelen
Kun je de mail direct afhandelen binnen 2 minuten? Doe dat dan ook direct! Deze mail komt daarna niet meer in je takenpakket terecht.
Moet je nog iets doen met de mail maar kost het je iets meer tijd?
Voeg deze mail dan direct toe aan je taken.
Met een enkele muisklik of met een sneltoets kun je deze mail aan je Taken toevoegen.
Op deze manier krijg je dus direct een heel handig overzicht van al je Taken, je eigen Todo-list.
De mail wordt als snelkoppeling toegevoegd aan een taak
Als je de mail toevoegt aan een taak, dan wordt automatisch de betreffende mail als snelkoppeling toegevoegd. Je kunt de mail dus archiveren.
Je kunt dus op het moment dat je de taak wilt afhandelen direct vanuit die taak de bijbehorende mail openen.
Belangrijk is dat je direct bij het toevoegen van de mail aan taken, ook meteen een datum en eventueel een tijd kiest waarop je die taak gaat uitvoeren.
Waarom een datum en tijdstip toevoegen aan een taak
Een voordeel van het direct toevoegen van een datum en tijdstip, is dat de taak direct zichtbaar wordt in je agenda. je kunt dus vanuit je agenda werken en hebt per dag direct overzicht op wat je die dag moet doen. Je ziet dan ook direct of de planning haalbaar is of dat je deze moet aanpassen.
Als je niet direct iets met een mail hoeft te doen
Als je niet direct iets met een mail hoeft te doen, maar je moet er op een later tijdstip iets mee doen, maak dan ook hier een taak voor aan en plan meteen de datum in de toekomst.
De mail kun je archiveren, want de snelkoppeling naar de betreffende mail wordt automatisch toegevoegd aan deze taak.
Als je nog wacht op een actie van iemand anders
Als je nog wacht op een actie van iemand anders kun je deze mail een label geven met bijvoorbeeld ‘wachten op’ en de mail archiveren. De mail verdwijnt uit de inbox en kun je vervolgens raadplegen in het label “wachten op’
Herinnering instellen als iemand voor een bepaalde datum nog niet gereageerd heeft
Als je een herinnering wilt krijgen als iemand voor een bepaalde datum nog niet heeft gereageerd, dan kun je de mail ‘snoozen’. Dit betekent dat deze mail op de datum die jij zelf aangeeft gewoon weer in je inbox belandt. Of je kunt de mail toevoegen aan je taken, zodat je deze melding in je agenda ziet staan. En je kunt hierbij ook een extra herinnering instellen.
Als je niets met een mail hoeft te doen
Als je niets meer met een mail hoeft te doen, kun je de mail direct archiveren. Maak je geen zorgen de mail verdwijnt niet maar wordt alleen maar verplaatst vanuit je INbox naar het archief en deze kun je dus altijd weer raadplegen in de map Alle mail.
Als je niets hoeft te doen maar je wilt de mail later nog lezen
Hoef je niets met de mail te doen, maar vind je de mail wel interessant en wil je deze daarom later nog een keer lezen, geeft dan deze mail een label. Bijvoorbeeld een mail ‘Nog lezen’ en archiveer daarna de mail. Je kunt de mail dan raadplegen in het mapje/label Nog lezen.
Alle overige mail die niet in één van bovenstaande categorieën valt, kun je verwijderen.
Durf je de mail niet helemaal te verwijderen, kies dan voor archiveren. De mail verdwijnt niet en kun je altijd weer raadplegen.
Heb je veel taken of werk je met meerdere mensen samen
Heb je veel taken, dan is een projectmanagement tool aan te raden. Er zijn veel goede tools en de meeste kun je integreren binnen je Gmail omgeving of binnen een andere email client. Je koppelt de taken dan naar keuze aan Google Taken of aan de projectmanagement tool.
Of je de taken nu inplant via Google Taken of bijvoorbeeld Asana, de taak met datum verschijnt gewoon in Google Agenda.