Als ondernemer ben je vaak met veel projecten tegelijk bezig. Om overzicht te houden over al deze projecten is een tool om deze projecten te managen onmisbaar, vooral als je projecten samen met anderen doet. In dit blog beschrijf ik twee projectmanagementtools die ik zelf dagelijks gebruik en die je volledig gratis kunt gebruiken.
Trello
Het grote voordeel van Trello is dat je er redelijk vlot mee leert werken, zodat jij en eventueel je team er binnen een paar dagen al aardig mee kunt werken. Zo zie je al heel snel het voordeel van het werken met Trello.
Ik moet wel eerlijk bekennen dat het bij mij iets langer duurde voordat ik er de voordelen van inzag. Over het algemeen blijken mensen sneller hun weg te vinden in Trello, zelf werkte ik meteen vlotter met Asana en Asana gebruik ik dan nu nog steeds, maar vooral voor het snel toevoegen van taken.
Inmiddels heb ik een aantal grote voordelen ontdekt van Trello, waardoor ik Trello nu vooral gebruik voor een aantal telkens terugkerende projecten.
In Trello maak je gebruik van visuele borden waarin je al je projecten kunt weergeven op kaarten. Deze kaarten kun je heel gemakkelijk verschuiven door simpelweg met je muis de borden op te tillen en weer los te laten op de plek waar je deze wilt hebben (drag en drop dus).
Zo heb ik diverse borden aangemaakt. Een voorbeeld daarvan is een bord met mijn social media planning. Het voordeel van dit bord heb ik ontdekt doordat ik de social media boost van Maaike Gulden heb gekocht. Eigenlijk ben ik vanaf dat moment Trello veel meer gaan ontdekken en ben ik het dus ook veel meer gaan gebruiken. Nu pas ik het ook toe voor mijn andere projecten, waaronder een project over Bloggen.
Een ander voorbeeld van een telkens terugkerend project is mijn website. Op het bord van mijn website heb ik dus een aantal kaarten met de verschillende onderdelen van mijn website waar ik regelmatig aan werk.
Op de eerste kaart zet ik meestal wat links naar documenten binnen Google Drive. Dit kunnen checklists zijn of extra informatie, instructies of eigen aantekeningen.
Zo kun je allerlei documenten over een specifiek onderwerp heel gemakkelijk op één plaats terugvinden en raadplegen op het moment dat je dat nodig hebt.
Naast deze kaart met "aantekeningen" gebruik ik kaarten als ToDo’s, in bewerking, lopende projecten en afgeronde projecten. Natuurlijk kun je de volgorde aanpassen en naar eigen voorkeuren inrichten.
Het mooie van Trello is dat je de verschillende borden heel gemakkelijk met anderen kunt delen, zodat iedereen die aan jouw bord is toegevoegd, kan zien welke projecten er lopen en wat de status ervan is.