Lukt het jou om je INbox leeg te krijgen en te houden?
Gebruik jij de Lege INbox Methode al? Met deze methode wordt het makkelijker om je INbox opgeruimd te houden. Het zorgt voor overzicht en rust in je mailbox waardoor je jouw werk gedaan krijgt. Als het je vervolgens is gelukt om je INbox leeg te krijgen, dan is dat op zich al een mooie prestatie. Gefeliciteerd!
Voor heel even dan, want meestal komt er snel weer nieuwe mail binnen ;). Natuurlijk hoeft je INbox niet helemaal leeg te zijn, bijna leeg is ook al helemaal prima.
Als je nog veel mail in je INbox hebt en diezelfde INbox al heel snel weer vol loopt
Heb je nog veel mail over of stroomt je INbox weer snel vol? Dan hoor je bij de grootste groep ondernemers, want je bent zeker niet de enige.
Ontdek wat je anders zou kunnen doen om je INbox leeg en opgeruimd te krijgen
Probeer te kijken naar de oorzaak, want je kunt en wil immers niet de hele dag met je e-mail bezig zijn, je hebt vast wel wat anders te doen.
Als je nu tijd over hebt (of plan een ander moment hiervoor in) kun je de volgende acties bekijken om te zorgen voor minder mail in je INbox
- Bekijk wat voor mail er vaak in je INbox beland en of je er ook iets mee moet of wilt.
- Meld je af voor nieuwsbrieven waar je niks mee doet en die je eigenlijk niet wilt ontvangen.
- Maak een filter met label "Nog lezen" voor alle mail die je wel wilt lezen maar waar je nu geen tijd voor hebt. (Hoe? Bekijk de video over de lege INbox)
- Kijk nog eens kritisch naar hoe je de mail behandelt. Maak je wel een taak aan voor de mail waarvan het afhandelen langer duurt dan 2 minuten? Of doe je dit toch direct.
- maak je de mails misschien te uitgebreid als je een mail beantwoord?
- stuur je misschien teveel mail? Ja, dat klinkt misschien gek, maar hoe vaak we wel niet mail heen en weer sturen met berichten over en weer met bedankjes en bevestigingen.... het is eigenlijk niet nodig om dit soort mailwisselingen eindeloos door te voeren.
- Probeer minder mail te sturen, dan ontvang je ook minder mail terug ;).
Tijdsbesteding
Probeer dagelijks niet meer dan 30-60 minuten per dag te besteden aan het verwerken van je mail (dat is dus wat anders dan het daadwerkelijk uitvoeren van de taken die uit mail voortkomen).
Het is natuurlijk ook afhankelijk van je werk en hoe belangrijk het emailverkeer is binnen jouw werkzaamheden. Dat kan dus voor iedereen weer anders zijn.
Als je door je email heen bent
Als je door je email heen bent (of door je tijd), schakel dan naar je Taken of je Agenda (als je de prioriteiten al hebt gekozen door een datum te kiezen binnen taken).
Begin met de meest urgente taak en bekijk ook meteen of er taken bij zijn die je binnen 2 minuten direct had kunnen afwerken. Doe dat dan ook direct.
Als je de email structureel op deze manier gaat verwerken, zul je al snel ontdekken dat je planning steeds beter zal gaan.