Tips waarmee jij meer gedaan krijgt in minder tijd
Als je denkt dat je meer uit jezelf kunt halen als het gaat om productiviteit, dan is dit blog voor jou. In dit blog deel ik een aantal tips die je direct kunt toepassen om productief te zijn waardoor jij meer gedaan krijgt in minder tijd.
Maak wekelijks een planning
Maak wekelijks een planning en kies hiervoor een vast moment in de week. Bekijk bijvoorbeeld op vrijdagmiddag of zondagavond alvast je planning voor de komende week.
- welke afspraken heb je
- wat zijn je belangrijkste doelen deze week
- welke stappen moet je zetten om dichterbij je doel te komen
Leg alles vast wat je te binnen schiet, zodat jij je hoofd leeg maakt.
Bepaal je prioriteiten en plan het in
Bekijk welke taken het meest urgent zijn en hoeveel tijd je nodig hebt voor de verschillende taken.
Plan deze taken of acties in in je agenda zodat je weet wanneer je hier aan gaat werken.
Alleen al het feit dat je al je taken hebt vastgelegd geeft je rust en overzicht. Het is uit je hoofd, je hoeft er niet meer aan te denken, het staat gewoon ingepland in je agenda. En hiermee weet jij welke akties je wanneer moet ondernemen om je doelen te bereiken.
Begin niet als vanzelfsprekend met openen van je email
Veel mensen openen 's ochtends als eerste hun mailbox en als je niet oppast bepaalt dat de invulling van je tijd voor de rest van je dag. Veel energie verdwijnt in het lezen van je mail en de interacties daarna. Dat wil je voorkomen.
Zorg dat je zelf invloed hebt op hoe jij je dag invult. Vul het niet ongemerkt met het scrollen door je mailbox.
Natuurlijk is het afhankelijk van wat voor werk je doet of jij de mail wel of niet direct moet openen.
Ik weet dat het niet voor iedereen gaat werken om de mail niet te lezen. Voor sommigen is het nodig dat je toch eerst even je mail opent om te zien of er bijzonderheden of dringende zaken zijn.
Wanneer behandel je mail en wanneer ga je het AFhandelen
Als je toch je mail wilt of moet openen, maak dan niet de fout dat je ook meteen alle mail gaat afhandelen.
Loop de mail door en bepaal wat je direct moet doen (dus direct afhandelen als het niet langer duurt dan 2 minuten) en plan de rest in voor een ander moment (behandelen van de mail), voeg ze dus toe aan je taken of aan je agenda.
Begin met je belangrijkste of grootste taak
Bij voorkeur begin je in de ochtend aan je belangrijkste taak en de taken die jouw focus nodig hebben.
Je zit dan normaal gesproken nog vol in je energie en die kun je goed gebruiken bij de focustaken.
Als je op zondagavond of op een ander moment (vrijdagmiddag) al een planning hebt gemaakt, dan heb je al een focus tijdblok gepland voor de belangrijkste taken of de focustaken waarin je deze taak kunt gaan oppakken.
Neem korte pauzes tussen de verschillende taken
Als je een langere taak hebt afgewerkt, neem dan een korte pauze zodat je weer nieuwe energie hebt voor je volgende taak die je al hebt ingepland. En vul deze pauze niet met het 'even' doornemen van je mail, maar loop echt even weg van je werkplek en je smartphone.
Na de pauze start je direct met de volgende taak. Doordat je een planning hebt gemaakt weet je exact wat je volgende taak is en hier kun je dan ook direct mee starten.
Neem het behandelen van email als taak op in je planning
Neem in je dagelijkse planning ook het behandelen van je email op. Behandel je email op een aantal vaste momenten per dag, liefst niet vaker dan 2 of 3 keer per dag en besteed hier niet meer dan 15 tot 30 minuten aan.
De mail waaruit taken voortkomen die langer duren dan 2 minuten plan je in in je agenda voor een ander moment, zodat jouw eigen planning haalbaar blijft en daarmee dus ook je doelen die je hebt gesteld, haalbaar blijven.
Zet je notificaties uit
Ook heel belangrijk... Laat je niet afleiden door notificaties of meldingen van email, whatsapp of pushberichten. Schakel de notificaties op je desktop en mobiel daarom uit zodat jij je focus houdt op wat jij moet doen.
Er is namelijk altijd wel iets wat je aandacht afleidt van jouw taak, waardoor je niet kunt doen wat je van plan was.
Zorg daarom dat je niet wordt afgeleid.
Stel zo weinig mogelijk uit
Je maakt je planning voor niets, dus stel zo weinig mogelijk taken uit. Doe wat je gepland hebt. En valt het tegen en heb je meer tijd nodig, plan dan direct een vervolgmoment in waarin je de taak verder oppakt. Zo voorkom je dat deze taak een slepend proces wordt en je er steeds meer tegenop gaat zien.
Vaak als je tegen een taak opziet, maak je het jezelf te moeilijk en maak je de taak groter dan het is. Onderneem gewoon de aktie en stel niet uit.
Als je dan de taak uiteindelijk hebt afgerond, lucht dat vaak enorm op. En als je er achteraf op terugkijkt, viel het reuze mee...
Als je het lastig vindt om een goede planning te maken
Vind je het lastig om een goede planning te maken en je hieraan te houden? En bereik je niet je doelen?
Bedenk dan dat je een goed systeem nodig hebt.
Hiermee bedoel ik niet een bepaalde tool die voor jou alle problemen oplost, maar ik bedoel een systeem die voor jou werkt en die je zelf ontwerpt op basis van dat wat voor jou belangrijk is.
Kun jij wel wat handvaten gebruik waarmee jij je eigen productiviteitssysteem ontwikkelt?
Download dan gratis hieronder de Blauwdruk voor productiviteit: