Voor veel ondernemers en professionals is het beheren van email een dagelijks terugkerende taak. Misschien zie je er tegenop om je email te beheren? Je opent je inbox en wordt direct geconfronteerd met een eindeloze stroom van ongelezen e-mails. Nou, als dat het geval is, weet dan dat je niet de enige bent.
Het gevoel van chaos dat gepaard gaat met een overvolle inbox is maar al te bekend.
Gelukkig zijn er manieren om je email efficiënt te beheren, je productiviteit te verhogen en stress te verminderen. In dit artikel deel ik een aantal tips en strategieën om je te helpen je email te beheren en je inbox onder controle te houden. Kortom je email beheren als van chaos naar overzicht. Van het gebruik van de 2-minutenregel tot het bereiken van een lege inbox met een dagelijkse routine. Dus aan de slag met je INbox.
Maak je inbox leeg met de 2-minuten regel
Een effectieve strategie om je email te beheren en je INbox onder controle te houden, is door de 2-minutenregel te gebruiken. Dit betekent dat als je een e-mail binnen twee minuten of minder kunt beantwoorden, je dit meteen moet doen. Op deze manier kun je snel een heleboel e-mails opruimen en de opstapeling van kleine taken voorkomen. Die vele taken zorgen ervoor dat je het overzicht verliest.
De regel van 2 minuten helpt je bij het stellen van prioriteiten van je e-mails en kan je direct al tijd besparen. Door kortdurende taken direct af te handelen, voorkom je dat deze taken zich steeds verder opstapelen en dat het een chaos wordt.
Natuurlijk kun je niet alle e-mails in minder dan twee minuten afhandelen. Maar als je deze regel consequent toepast, merk je dat dit voor meer e-mails werkt dan je nu misschien verwacht. En deze email belandt dan niet meer op je groeiende stapel van taken.
Maak gebruik van filters en labels
Een effectieve manier om je inbox georganiseerd te houden, is door filters en labels te gebruiken. Met filters kun je jouw inkomende e-mails automatisch sorteren op basis van specifieke criteria, zoals afzender, onderwerpregel en trefwoorden. Dit kan met name handig zijn voor reclame e-mails, nieuwsbrieven en andere soorten berichten die je niet direct hoeft te lezen.
Door filters te maken en je e-mails te labelen, kun je snel bepalen welke berichten het belangrijkst zijn en deze de juiste prioriteit geven. Je kunt bijvoorbeeld een label maken voor dringende e-mails van een belangrijke klant of een belangrijke taak, zodat je deze gemakkelijk kunt onderscheiden van andere e-mails en er snel op kunt reageren.
Filters en labels kunnen je ook helpen om de rommel in je inbox te verminderen en je workflow te stroomlijnen. In plaats van elke dag handmatig honderden e-mails te doorzoeken, kun je Gmail het werk voor je laten doen zodat jij je kunt concentreren op de berichten die er echt toe doen.
Beheer je INbox met hulp van de Gmail INbox-methode
Gmail Inbox is een krachtige tool waarmee je je inbox efficiënter kunt beheren. Hiermee kun jij je e-mails ordenen in verschillende categorieën, zoals Primair, Sociaal, Promoties, Updates en Forums. Dit betekent dat je gemakkelijk de e-mails kunt vinden die voor jou het belangrijkst zijn, zonder dat je alle rommel in je inbox hoeft te doorzoeken.
Om aan de slag te gaan met Gmail Inbox, klik je op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van je Gmail-inbox en selecteer je 'Inbox configureren'. Hier kun je kiezen welke categorieën je wilt gebruiken en vervolgens sla je de wijzigingen op. Gmail Inbox sorteert je e-mails vervolgens automatisch in deze categorieën.
Je kunt Gmail Inbox ook aanpassen aan je eigen wensen. Zo kun je bijvoorbeeld je eigen labels en filters maken, of automatische antwoorden en herinneringen instellen. Dit helpt je om op de hoogte te blijven van je e-mails, zonder dat je elke dag uren bezig bent met het beheren van je inbox.
Door Gmail Inbox te gebruiken, kun je je workflow stroomlijnen en tijd besparen. Hierdoor kun jij je concentreren op de belangrijkste e-mails in je inbox en inbox zero, oftewel een lege inbox, bereiken. Ontdek dat het mogelijk is een lege inbox te bereiken door een dagelijkse routine te leren.
Bereik inbox zero, oftewel de lege INbox, door een dagelijkse routine
Om de lege inbox, oftewel de inbox nul te bereiken, is het handig om een dagelijkse routine te ontwikkelen voor het beheren van je e-mails. Deze routine betekent onder andere dat je op vaste tijden je e mails controleert en beantwoordt. Daarnaast onderneem je specifiekete acties bij elke mail.
Een voorbeeld is dat je 's ochtends 20 minuten vrijmaakt om snel even door je inbox te bladeren en dringende e-mails te beantwoorden. Vervolgens kun je 's middags nog eens 20 minuten besteden aan het doornemen van je inbox en het sorteren van e-mails in mappen of het beantwoorden van minder urgente berichten. Dus afhankelijk van je werkzaamheden verwerk je jouw email 2 of 3 keer per dag op vaste momenten op een dag.
Door deze routine te ontwikkelen, voorkom je de verleiding om de hele dag door je inbox te checken. Het continu checken van je inbox leidt je enorm af. In plaats daarvan kun jij je concentreren op andere belangrijke taken, omdat je weet dat je tijd hebt afgeblokt waarop je de nieuwe e-mails die binnenkomen behandelt.
Natuurlijk is het belangrijk om deze routine aan te passen op basis van je eigen workflow en planning. Maar door consequent elke dag tijd te besteden aan het beheren van je inbox, is de eerste stap op weg naar de lege inbox gezet.
Door een vaste routine te hebben voor het beheren van je inbox, maak je mentale ruimte vrij en verklein je de kans dat je wordt afgeleid door inkomende e-mails. Hierdoor hou je de focus op wat je te doen hebt.
Laat je door de dag heen niet (af)leiden door je email
Als je de hierboven genoemde tips gaat volgen, zet je al een grote stap om de controle over je inbox terug te krijgen. Afleidingen liggen altijd op de loer. Daarom is het net zo belangrijk om andere afleidingen gedurende de dag tot een minimum te beperken, zodat jij je op je werk kunt blijven concentreren.
Een effectieve manier om dit te doen, is door meldingen voor je e-mail en andere berichten-apps uit te schakelen. Constante meldingen kunnen je workflow verstoren en maken het lastig om je op belangrijke taken te concentreren. Plan in plaats daarvan specifieke tijden gedurende de dag om je e-mails te controleren en te beantwoorden.
Een andere manier om afleiding tot een minimum te beperken, is door je af te melden voor nieuwsbrieven en promotionele e-mails die je niet nodig hebt of die je niet wilt. Het zorgt niet alleen voor minder rommel in je inbox, maar het voorkomt ook dat je aandacht wordt afgeleid door irrelevante e-mails. Meld je daarom snel en eenvoudig af voor dit soort nieuwsbrieven.
Wil je echt aan de slag met de lege Inbox methode (wat ik je van harte aanraad), leer dan hoe je jouw Inbox hier speciaal voor kunt inrichten. Wil je stap voor stap de procedure doorlopen, schrijf je dan in voor de Cursus Efficiënt en Effectief EMail beheren. In deze cursus leer je exact de instellingen van Gmail die je nodig hebt voor het bereiken van de Lege Inbox methode. Naast deze methode leer je nog veel meer over email beheer. Download alvast de 5 Essentiële Tips voor het effectief beheren van je email. Met deze 5 tips bespaar je al snel uren per week.
Conclusie
Het beheren van je inbox hoeft geen dagtaak te zijn. Door de 2-minutenregel toe te passen, filters en labels te gebruiken en slimme instellingen van je inbox van Gmail te gebruiken, zet je al belangrijke stappen. Als je daar nog een dagelijkse routine aan toevoegt en zorgt dat je niet continu wordt afgeleid, dan heb je snel weer controle over je inbox. En hiermee verhoog jij zeker je productiviteit.
Belangrijk is dat je de juiste gewoontes en routines aanleert en daarnaast ook enige discipline ontwikkelt. Door deze tips toe te passen beheer(s) je niet alleen je INbox, maar je regelt ook direct je dagelijkse taken en prioriteiten, zodat je overzicht hebt over dat wat je moet doen. Kortom, je wordt productief!
Dus wacht niet langer en start vandaag nog. Download voor meer inspiratie de 5 tips over slim en effectief je email beheren en begin direct met tijd besparen.